Инвентаризация оборудования

В рамках инвентаризации оборудования осуществляется сверка фактически находящегося в наличии у компании имущества с данными бухгалтерского учета. Процедура является обязательной, независимо от применяемого налогового режима, распространяется на все субъекты экономической деятельности, ведущие бухучет. Периодичность проведения — раз в три года, либо чаще, по решению руководства предприятия. Также инвентаризация может быть добровольной (профилактической), назначаться по мере необходимости. 

Мы предлагаем автоматизировать процессы планирования и проведения инвентаризации при помощи программы QR Учет имущества.

Инвентаризация оборудования: Как подготовиться?

Инвентаризация оборудования предполагает формирование специальной комиссии на основании соответствующего приказа руководителя организации. В состав включаются сотрудники бухгалтерии, финансового и юридического отделов, других подразделений, специалисты сторонних аудиторских компаний (если необходимо). Проверяющие вписываются в документ ИВН-22. Также до начала процедуры:

• Утверждаются сроки мероприятия. 
• Назначается глава комиссии (ответственный за проведение). 
• Подготавливаются листы инвентаризационных описей (форма № 3). 
• Со всех лиц, несущих материальную ответственность, берутся расписки. 

Изначально следует подготовить отдельную опись с включением в нее непригодного к использованию имущества (по причине поломки, порчи, полного износа). Данные сведения будут носить предварительный характер и корректироваться в процессе проверки.   

В составе комиссии должно быть не менее двух участников. Исключение — в штате компании только руководитель. В таких случаях инвентаризацию можно проводить своими силами, либо привлечь внешних аудиторов (актуально для ИП). 

Инвентаризация оборудования: как планировать?

Инвентаризации подлежит все находящееся на балансе компании оборудование, включая арендуемое и принятое на ответственное хранение. При этом нахождение имущества за пределами фактического расположения организации не создает исключение из данного правило. Причины убытия могут быть различными — плановый или капитальный ремонт, профилактическое техобслуживание и т. п. 

Подобные ситуации необходимо исключать, инвентаризируя оборудование заранее, до момента его передачи за пределы предприятия. Соответственно, планировать дату начала мероприятия следует с учетом сроков убытия/прибытия имущества. Как правило, основным ориентиром для начала инвентаризации служит подготовка к годовой отчетности в четвертом квартале (следует проводить до утверждения). 

Общее правило: в уже закрытые отчеты исправления вносить нельзя. Обнаруженные нарушения придется фиксировать именно по факту завершения текущей проверки.  

Инвентаризация оборудования: как проводить ?

Когда выполняется инвентаризация оборудования проводятся замеры параметров, подсчет имеющихся в наличии единиц оборудования, выполняется сопоставление с данными бухучета. Изучению подлежат бухгалтерские листы, техпаспорта, иные сведения, на основании которых можно установить права собственности на имущество. При наличии расхождений необходимо выявить причины, внести соответствующие записи в сличительные описи. 

Важно: обязательно присутствие всех заявленных членов комиссии, иначе инвентаризация будет считаться недействительной. 

В инвентаризационных описях указывается следующая информация об оборудовании:

• Наименование — полное, соответствующее целям эксплуатации на момент проведения мероприятия. 
• Фактическое назначение.
• Инвентарный номер и год выпуска. 
• Основные технические характеристики, соответствующие специфике имущества: производительность, мощность и т. п. 

Дополнительные нюансы:

• Для переданных в аренду объектов составляется отдельная документация с подтверждением связанной процедуры передачи от контрагента. 
• Если оборудование на момент инвентаризации находилось в ремонте, то составляется ИНВ-10, где отражается стоимость с учетом расходов на исправление неполадок. 
• После подтверждения непригодности к использованию, соответствующее имущество вносится в отдельную опись с указанием причин списания.

Инвентаризацию оборудования и товарно-материальных запасов можно оптимизировать за счет использования специализированного программного обеспечения на базе QR кодов. Поэтапно процесс выглядит следующим образом:

• На оборудование наносится маркировка — самоклеящиеся ярлыки с уникальными штрих-кодами. Наличие позволяет однозначно идентифицировать имущество. 
• Выполняется экспорт картотеки основных средств с ПК бухгалтерии в мобильное приложение.  
• При проверке оборудования QR-коды сканируются. В приложении отображаются наименования и инвентарные номера объектов, ведется реестр имеющегося и отсутствующего имущества. 

Полученные результаты выгружаются из приложения на мобильном устройстве обратно в бухгалтерскую программу для последующего формирования описей. 

Современный подход позволит избежать ошибок и неточностей, вызванных человеческим фактором. Также существенно сокращаются затраты времени, повышается степень сохранности полученных данных, исключаются несанкционированные корректировки. 

Как подводить итоги

По результатам выявленных расхождений составляется акты, в которые заносятся:

• Данные материально ответственных лиц (МОЛ). 
• Сведения о составе обнаружившей расхождения комиссии. 
• Даты и номера соответствующих ведомостей, информация из сличительных описей. 
• Сроки начала и окончания переписи. 

К каждому акту прикрепляются документы, отражающие наличие расхождений фактического состояния оборудования с данными бухучета. 

Далее проводится заключительное заседание комиссии, на котором составляется итоговый протокол. В документе прописываются:

• Итоги инвентаризации. 
• Причины, приведшие к указанию в бухгалтерском учете неверных сведений. 
• Заключительные выводы комиссии, предложения по устранению существующих недостатков.    

Протокол подписывается всеми участниками комиссии и передается руководителю организации. Данная процедура не является обязательной, носит рекомендательный характер. 

По результатам инвентаризации оборудования можно сделать объективные выводы о фактическом наличии/отсутствии объектов. Также упрощается процесс выявления ошибок и несоответствий в бухгалтерском учете, внесение необходимых корректировок.