Плановая инвентаризация
Провести учет – задача не из легких, особенно если речь идет о ежегодном процессе, к которому необходимо заблаговременно подготовиться. Руководитель несет большую ответственность за результаты, которые в свою очередь зависят от многих факторов. Не секрет, что на предприятии возможно всякое: фальсификация данных, подмена документов, кражи, порча дорогого оборудования, двойной счет, заказ лишних изделий в результате беспорядка на складе и прочее. В этой статье мы расскажем , как проводится плановая инвентаризация, как сократить сроки ревизии и увеличить достоверность полученный данных
Для чего проводить плановую ревизию
Наряду с частичным учетом выделяют полный, который отличается степенью охвата проверяемого имущества. Исходя из названия для его проведения есть определенный план, соответствующий требованиям проверяющих органов. Согласно законодательству процедура осуществляется раз в год перед сдачей бухгалтерского отчета в налоговую.
Рассмотрим, какие бывают разновидности инвентаризации:
- обязательная, по утвержденному графику,
- внеплановая, создающаяся из-за непредвиденных обстоятельств, например, вследствие кражи или смены материально-ответственного лица,
- внезапная, проводится без предупреждения работников с целью контроля их действий, проверки условий хранения и соблюдения предписаний,
- повторная, необходимая при возникновении сомнительных ситуаций, когда важно дополнительное исследование,
- разовая, когда достаточно одной процедуры,
- периодическая, когда проводится несколько сессий.
Плановая инвентаризация организовывается в нескольких случаях: при составлении годовой отчетности, увольнении МОЛ, найме нового ответственного. Обязательная проверка проводится при выявлении фактов хищения, злоупотребления должностными полномочиями, недостаче и порче товаров. Если в фирме меняется собственник, помещение арендуется, выкупается, продается, также возникает потребность ревизии. Особенно переоценка ценностей важна в связи с ЧС, аварийными ситуациями, потопами и так далее.
В некоторых компаниях распространена коллективная ответственность за активы. Тогда процедура проводится при смене 50% членов команды либо принятии нового руководителя, бригадира. Об инвентаризации могут просто попросить, если в решении объединяется несколько сотрудников.
Подобные проверки призваны проанализировать степень урона, пересчитать материалы, чтобы понять, все ли на месте. Переучет помогает сохранить товары, оборудование, технику, сооружения от непредвиденных происшествий, порчи. Опись – способ все держать под контролем, минимизировать затраты фирмы и повысить уровень обслуживания клиентов. Когда кладовщик знает, что есть в магазине, способен вовремя отправить заявку, удовлетворить покупателя, исключить двойной заказ.
Помимо всего анализ позволяет удалить те товары, которые давно потеряли свои качества, испортились и способны повредить остальные продукты. Помощь состоит в контроле счетов, не оплаченных вовремя, а также рыночной стоимости ТМЦ.
Если говорить о периоде проведения плановой инвентаризации, он зависит от типа активов. Согласно Методическим указаниям №49, утвержденных Минфином, аудит проводится единожды за год не раньше первого октября и не позднее 31 декабря. Однако, для каждого вида средств существуют свои сроки. Если говорить об основных активах организации, рекомендовано проверять не реже раза в три года, а некоторые – раз в пятилетку.
Вообще анализу подлежат следующие виды имущества: ОС, ТМЦ, нематериальные активы, финансовые вложения, запасы, товары, готовая продукция, производственные запасы, денежные средства и обязательства. Последние включают в себя кредиты, резервы, займы, долги. То есть все ценности, которые в наличии у предприятия, независимо от местонахождения, подлежат учету.
Дополнительно проверяются запасы, склады, помещения, продукция, не принадлежащие фирме, но числящиеся на счетах. Имеются в виду средства, переданные компании для последующей перепродажи, арендованные или находящиеся на ответственном хранении. Неучтенные средства также включены в список обязательных к проверке.
Подготовка и проведение ревизии отрегулировано следующими документами:
- Приказами Минфина 1995 и 2001 годов.
- Постановлением федеральной службы государственной статистики от 1998 и 2000 годов.
- Уставом компании.
- Приказом руководителя.
Таким образом, процедура способна показать различия между фактическим и плановым положением дел на предприятии, правила эксплуатации ОС, выявить ошибки и исправить их.
Как приступить к учету
Первое, что делает руководитель – издает соответствующий приказ, подписывает и направляет сотрудникам. Далее идет подбор и утверждение команды. Обычно включается от 3 до 10 человек в зависимости от размеров фирмы. Это могут быть руководители отделов, департаментов, главбух, помощник, главный технолог или начальник охранной службы.
К каждой группе активов приставлен определенный человек – МОЛ, отвечающий за надежность хранения и корректность использования средств. Он входит в состав комиссии, но в процедуре не участвует. Степень влияния проверяемого сотрудника на результаты расчетов минимизирована. МОЛ подписывает документы, принимает вновь поступившие товары, если в день ревизии запланирована поставка груза, отпускает товары в зал. Но все действия согласуются с руководителем, главным бухгалтером и членами комиссии.
Когда команда создана, выдаются необходимые бумаги: последний приход, расход, отчет о движении средств. Вместе с документами МОЛ получает письмо от бухгалтера, в котором указано, что ценности учтены. Представитель комиссии регистрирует данный документ, ставит дату и сохраняет для последующих действий. В дальнейшем это пригодится, если найдутся отклонения от учетных цифр.
Прежде чем начать процедуру, нужно составить в электронном виде или распечатать таблицу инвентаризационной описи. Одна копия принадлежит ответственному сотруднику, а вторая идет в бухгалтерский отдел для сверки результатов с отчетом.
Какие справки могут понадобиться:
- Два экземпляра описи – фиксирует итоги по факту.
- Приказ руководителя – содержит постановление о различных моментах ревизии. В крупных фирмах для разных складов пишутся отдельные распоряжения.
- Акт инвентаризации ТМЦ – говорит о неоплаченных товарах. Такое может происходить из-за того, что платеж просрочен или не наступил срок расчета.
- Документ по имуществу, не поступившему на склад – фиксирует позиции, не доехавшие до магазина вовремя из-за длительной транспортировки.
- Опись – показывает все запасы, которые нужно учесть.
Если опись проводится ручным способом, акты распечатываются. Это приемлемо в небольших фирмах с пристроенными складами. Однако, в организациях с масштабным списком номенклатуры такой способ учета не пройдет. Здесь понадобятся более современные методики, автоматизация и специальное оборудование.
Как осуществить проверку имущества
Плановая инвентаризация , как следует из названия, подчинена определённому графику и для её проведения необходимо определить сроки. Когда процесс занимает несколько дней, помещение, где ведется учет и хранятся объекты, опечатывают по окончании рабочей смены. Утром проверяют сохранность продукции. Делают это каждый день до окончания процедуры.
Пока идет ревизия, все ценности должны храниться в одном месте, не допускаются перемещения. А если необходимо отпустить товары, согласуется с руководящим составом. Также и принятие новой продукции осуществляется только по разрешению в присутствии членов команды.
Опись производится в присутствии МОЛ. Заключается в пересчете фактических остатков ручным или иным способом. Полученные цифры фиксируются в ведомости, которую подписывают все участники описи, и в дальнейшем бумаги передаются в бухгалтерию. В бланке присутствует важная информация о продукте: наименование, количество в штуках, артикул, производитель, ответственное лицо, расположение на складе и другие характеристики.
Пересчет идет последовательно по всей площади склада. Крупные помещения разбиваются на зоны для удобства подсчетов: кто-то ходит от стены до стены, по секторам А, В, С и т.д., по рядам, проверяет по полкам, этажам. После окончания процедуры помещение закрывается, и комиссия переходит в следующее.
Важным моментом является сохранность информации во время перерывов, чтобы никто не имел доступ к информации. Поэтому зачастую бумаги хранятся в сейфе или где-то под замком.
Когда посчитаны все единицы, члены команды должны заверить правильность данных своими подписями. Причем отсутствие хотя бы одной приводит к аннулированию процесса. МОЛ дает расписку, что он присутствовал во время инвентаризации, комиссия справилась с учетом и претензий не имеется. Переданные сведения проверяются бухгалтером.
Сравнение с учетными данными приводит к выявлению разного рода отклонений: положительных или отрицательных. К первым относятся излишки, которые впоследствии приходуются по рыночной стоимости и относятся на прочие доходы. Ко вторым – недостачи, которые списываются либо на финансовый результат, либо на виновного сотрудника.
Если недостача в пределах естественной убыли, она списывается на расходы. При крупных потерях всегда ведется расследование. Если виновное лицо признает свою неправоту, недостача компенсируется за его счет. А если не признает, обжалуется в суде или относится на финансовый результат.
Вообще расхождения фиксируются в сличительной ведомости, которую должны подписать МОЛ и главбух. Отдельные бланки распечатываются для товаров, находящихся в компании на хранении, но не являющихся ее собственностью. Последним этапом является утверждение итогов приказом.
Без специальной технической оснастки плановая инвентаризация превращается в долгий, монотонный процесс, связанный со всевозможными ошибками, подделками документов, потерей ценного времени, переделкой и т.п. Этого можно избежать, если использовать более современные способы учета.
Как ввести автоматизацию в плановую инвентаризацию
Ручной сбор информации совсем не выгоден в больших организациях, поэтому его заменяют на ревизию с использованием технического оснащения. Для считывания используются ТСД, для приемки данных – ПО, которое передает сведения в бухгалтерию.
Преимущества:
- вдвое сокращается время снятия показаний,
- продолжается работа остальных работников,
- не закрывается склад,
- отсутствует человеческий фактор, а значит и большинство ошибок.
Для того чтобы внедрить новые технологии необходимо начать с базы данных. Ее формируют, вносят информацию о продуктах, ценностях, ОС и т.д., описывают характеристики, свойства, расположение, принадлежность. Для каждой позиции создают и распечатывают наклейку с уникальным qr-кодом. Оклеивают продукцию.
Далее работа производится при помощи ТСД – терминала, позволяющего собирать информацию и отправлять на компьютер. Кладовщик проходит по складу, направляя луч сканера на каждый отдельный qr-код, считывает, и в результате в программе заполняется инвентаризационный лист. Впоследствии документ передается сотрудникам, ведущим сличение с учетными данными.
Совпадения сразу же отображаются в системе. Об излишках и недостачах становится известно только по завершении процесса. Причем терминал самостоятельно их считывает. Весь материал записывается и используется в дальнейшем аналитиками и статистами.