Выборочная инвентаризация: зачем нужна и как автоматизировать

Чем крупнее предприятие, тем чаще приходиться пересчитывать имущества. Если в небольшом магазинчике достаточно провести инвентаризацию раз в квартал, то в на большом предприятии выборочная инвентаризация может проводиться каждый день, если это позволяет текущая автоматизация. Если продавцы знают, что имеется в резерве, то без проблем справляются с продажами, не создавая путаницы, а в итоге излишков и недостач. Если персонал не обладает достаточной информацией, в помещениях отсутствует порядок, то можно совершить много ошибок: задержать клиентов, занимаясь поисками нужной номенклатуры, пообещать то, чего нет в наличии и т.д. Для руководителя такие моменты всегда неприятны, так как ведут к убыткам. Именно поэтому проведение выборочной инвентаризации основных средств – выход в данной ситуации. А как сделать учет максимально продуктивным и достоверным, поговорим в статье.

Особенности выборочной инвентаризации

Переучет призван показать уровень соответствия бухгалтерских данных фактическим. Он бывает полным (обязательным) и частичным (выборочным). Полный подразумевает проверку всех активов на всем предприятии и проводится раз в год перед сдачей отчетности. Частичный осуществляется по инициативе руководителя и только тех средств, которые необходимо проверить в данный момент.

Ради чего проводится опись:

1. оценки ведения складского хозяйства,
2. объективности документов,
3. анализа соблюдения условий хранения продуктов,
4. устранения нарушений, ошибок, злоупотреблений,
5. определения уровня достоверности данных, отраженных в бухгалтерии.

В каких случаях организовывается выборочная инвентаризация основных средств:

1. Смена или увольнение МОЛ. Проверке подлежит имущество, вверенное ответственному человеку.
2. Факты хищения. Оцениваются товары, оставшиеся на складе, и сравниваются с фактическими.
3. Нарушение правил отгрузки или погрузки.

Процесс аудита регулируется п. 2.16 Методических указаний, утвержденных 13.06.95 приказом Минфина.

Выделим преимущества выборочной инвентаризации:

• Не надо ждать целый год, чтобы проанализировать наличие имущества. Такая проверка может проводиться раз в квартал, месяц, даже неделю.
• Проще подготовиться, нежели к плановой, которая для компании является целым проектом.

Несмотря на простоту осуществления, в подобном процессе есть некоторые недостатки: сложность подсчета тех единиц продукции, которые только что прибыли или убыли. Это происходит в результате того, что на время проверки работу склада, как правило, не останавливают. Однако данный процесс можно сделать намного проще, если пользоваться специальными программами.

Выборочная инвентаризация: подходы к проведению

Основными методами осуществления являются:

1. Подсчет продукции, основанный на рейтинге.
2. Оценка по местоположению.

Первый метод предполагает анализ по скорости оборачиваемости. Чем быстрее товар проходит весь жизненный цикл, тем выше рейтинг. Чем медленнее, тем соответственно ниже статус. Самые ликвидные единицы продукции проверяются каждые два месяца. Средние – раз в три месяца. А те, что плохо продаются – раза два в год.

Второй подход имеет в виду разделение площади склада на зоны, упрощающий сбор информации. Это могут быть разные ряды, полки, отделы. Например, в первый день сотрудник проверяет один ряд, потом второй и так далее.

Закрывать или не закрывать магазин, когда работает комиссия – ответ на данный вопрос кроется в размерах организации. Небольшим фирмам не составит труда повесить на двери табличку о закрытии. Тогда как крупные организации предпочитают сохранить поток клиентов. В этом случае ТМЦ, принятые в период ревизии, принимаются материально-ответственным лицом в присутствии проверяющих. А регистрируются после окончания процесса в специальном отдельном бланке. Такая же последовательность характерна для отгрузки.

Если говорить о порядке на складе, многие руководители сталкиваются с его необходимостью, дабы обеспечить быстрый и качественный подсчет ценностей. Поэтому основное, чем должны заниматься там до проведения учета – структурировать товары, сырье, материалы.

Как и когда осуществляется проверка

Важные моменты дополнительной ревизии ничем не отличаются от ежегодной. Рассмотрим их.

Первый этап является подготовительным и включает следующие действия:

1. подготовку приказа руководства;
2. включение в состав комиссии всех важных сотрудников;
3. определение со сроками и видами проверяемого имущества;
4. запрашивание расписок от МОЛ;
5. распечатывание документов: бланков для каждого МОЛ.

Второй включает в себя:

1. взвешивание, выполнение замеров;
2. занесение в таблицы;
3. оформление документов.

Третий этап:

1. сличение полученных сведений с учетными;
2. определение расхождений;
3. выявление причин.

Заключительный:

1. фиксация остатков;
2. регулирование отчетностей о деятельности фирмы в соответствии с реальными сведениями;
3. выявление виновных лиц и взыскание ответственности.

Обнаруженные излишки приходуются по рыночной стоимости на дату проведения и отражаются в статье прочих доходов. Для регистрации недостач достаточно найти виновного сотрудника и взыскать с него сумму, в которую оценены утраченные вещи. Если же недоимка находится в пределах естественной убыли, то относится на финансовый итог.

Из документов при проведении выборочной инвентаризации основных средств обычно используют форму ИНВ-3 либо любую, удобную комиссии. Скорость процесса определяется уровнем автоматизации фирмы. Рассмотри некоторые нюансы:

• наличие списка проверяемых товаров, составленного на каждый день или смену, упростит сбор сведений;
• наклеивание специальных ярлыков, этикеток с пометкой, что выбранные продукты относятся к инвентаризируемым, снизит затраты времени на поиск нужной вещи. Таким знаком может стать qr-код. Здесь указывается дата, место расположения, уполномоченный рабочий, количество единиц в одной ячейке;
• оклеивание пустых ячеек для вновь поступивших изделий;
• удаление значков после завершения;
• ревизия собранных заказов,определение, нуждаются ли они в проверке.

Намного проще, если компания заранее составляет план где прописывает только ту номенклатуру, которая есть в резерве. Это исключает путаницу, если в этот же день запланирована приемка новых партий.

В условиях низкой оборачиваемости ревизия проводится нечасто. Другой вопрос, как организовать процесс, если в компании большой поток ТМЦ. В таком случае обычно требуются ежедневный учет. Для этого выделяется отдельный человек, который считает ассортимент после или до начала рабочего дня. Также работник может прийти в выходные.

Найм специалиста либо добавка к оплате труда имеющегося сотрудника – всегда удар по бюджету предприятия. Его содержание оправдано в том случае, если издержки, связанные с оплошностями в поставках, совпадают или выше затрат на зарплату. Необходимость в таком человеке обостряется, когда организация имеет высокую репутацию, боится потерять свой имидж и продукция, которая может быть списана, имеет сроки годности.

Другим организациям, имеющим невысокую или нулевую прибыль, пригодится следующая схема действий:

1. повысить качество работы складских помещений: навести порядок, наклеить qr-коды, приобрести оборудование для сканирования. Наладить систему контроля за персоналом, ввести обязательные чек-листы. Следить за ключевыми показателями эффективности. Делать упор на обучение сотрудников. В целом, все перечисленные пункты означают выполнение работы вовремя и подконтрольно.
2. Найти возможность считать высоколиквидные продукты раз в квартал.

Подводим итоги выборочной инвентаризации

Проверяются не только наличие ОС, но и их характеристики, такие как: назначение, номера, состояние, наличие дефектов, качество работы, исправность. При осмотре недвижимости обращают внимание на количество этажей, площадь, стройматериал, год постройки. Растения учитываются по возрасту и наличию, а природные ресурсы по протяженности, длине и глубине.

Не отраженные в документах объекты ставятся на учет, а неверно записанные – корректируются в бухгалтерии. При этом используются рыночные цены. Степень износа отражается во внутренних актах фирмы, ориентируясь на фактическое состояние здания.

В случае ликвидации некоторых ОС, в бухгалтерском учете составляются корректировочные записи. Они отражают изменение стоимости объектов. Если что-то из номенклатуры изменило свои технические показатели в результате проведенных доработок, комиссия вносит новые данные в бланки. Негодные и арендованные средства вписываются в отдельную сличительную ведомость. Остальные объекты, не имеющие расхождений, не регистрируются.

После этого необходимо сверить сведения с цифрами бухгалтерии. При обнаружении расхождений выясняются причины по каждому из них. Группа специалистов проводит анализ движения ТМЦ, основных средств от даты последних корректных записей. Рассматривается пересортица и все акты разногласий. Таким образом, вся информация о недостатках, излишках выводится в натуральной и стоимостной величине.

Для того чтобы минимизировать недочеты, необходимо ввести ряд мер:

• разработать KPI сотрудников, чтобы мотивировать на точную комплектацию;
• организовать точность приема и отгрузки;
• автоматизировать процесс.

Техническое и программное оснащение предприятия поможет упростить и ускорить осуществление процедуры.

Внедрение автоматизации учета

Ручная опись опасна тем, что подвергает компанию риску потерять дорогое оборудование, инвентарь, продать продукцию по заниженным ценам или не отгрузить вовремя заказанные товары. Это влияет на имидж, лояльность клиентов и выручку. Избежать подобного исхода поможет приобретение ТСД терминала и специальной программы для проведения ревизии.

Вот некоторые критерии, по которым стоит выбирать техническое оснащение:

• возможность корректировать данные непосредственно во время процесса;
• полное отображение информации при считывании кода;
• формирование отчетов, актов, ведомостей без участия человека;
• способность предоставить доступ к ПО нескольким ответственным лицам.

При этом программа должна уметь отображать необходимые данные, а именно: балансовую стоимость основных средств, важные характеристики, изменения в цене, смену категории, списание и поступление. Программное обеспечение помогает выдавать точные сведения, необходимые для дальнейших отчетов и решений.

Какое бы оборудование ни использовала компания, алгоритм действий всегда один:

1. Создание базы данных, внесение нужной информации.
2. Маркировка всех ТМЦ, на которых нет qr кода. Этот этап является самым трудозатратным.
3. Сканирование меток для определения соответствия реальной информации той, что занесена в базу.

Таким образом, для работы предприятию понадобится ПО, принтер для наклеек и ТСД, подключенный к планшету или другому устройству. Следующим этапом является установка программного обеспечения, которое будет сверять поступающую информацию со сведениями на сервере.

Выбирая устройство для проведения выборочной инвентаризации, можно опираться на такие качества как:

• скорость считывания,
• способ сканирования: потоковый или включающий дополнительный ручной ввод необходимой информации, например, количества продуктов,
• простота обмена данными,
• хорошая техподдержка.

Наша компания предлагает продукт, отвечающий всем требованиям и способный провести учет качественно и максимально быстро. Модуль “Инвентаризация по qr коду” представляет собой расширение типовых конфигураций 1С. Он позволяет пользователям проводить как полную, так и выборочную ревизию, создавать макеты наклеек, считывать и загружать информацию в 1С программу.