Порядок проведения инвентаризации компьютеров в офисе

В наше время персональные компьютеры и оргтехника используются в каждой организации вне зависимости от направления деятельности и сферы ведения бизнеса. Как и иные виды основных активов, компьютерная техника обязательно должна проходить инвентаризацию. У процесса инвентаризации компьютеров есть свои особенности, регламентируемые такими законными актами, как 402-ФЗ и различные приказы Министерства Финансов РФ. В нашем обзоре рассмотрим основные аспекты проведения инвентаризации техники в офисе и особенности процесса.

Технические характеристики техники, комплектацию, совместимые расходные материалы, инструкции по обслуживание и даже учетные данные от различное оборудования можно хранить в программе QR Учет имущества.

Особенности проведения инвентаризации ПК и иных видов оборудования

Именно инвентаризация является важнейшей из существующих методик для организации контроля сохранности активов компании и иных основных средств. Представляет собой сверку фактического наличия проверяемого имущества со списочным (учётным) на момент проведения инвентарных мероприятий. Проверка наличия ПК предполагает также сверку списков и реального наличия комплектующих и оргтехники:

• компьютеры (основная категория). Персональные компьютеры, ноутбуки и нетбуки, моноблоки, планшетные компьютеры, сервера;
• дополнительные аксессуары. Патч-панели, маршрутизаторы и роутеры, концентраторы, коммутационное оборудование;
• комплектующие. Мониторы, акустическое оборудование, устройства бесперебойного питания, принтеры, сканеры, копиры, МФУ, клавиатуры, мышки, иные виды периферийных устройств.

Инвентаризация ПК и комплектующих преследует следующие цели:

• контроль сохранности и наличия всего стоящего на балансе компании имущества;
• соответствие указанного в списках балансового учёта оборудования реальным данным проведённого учёта;
• оптимизация расходных статей бюджета, выделяемого на закупку компьютерной техники, периферии и расходных материалов;
• выявление оборудования, которое по каким-либо причинам не используется или нуждается в замене;
• формирования списка оборудования, подлежащего списанию;
• контроль цен на имущество и актуализация этих данных;
• поддержание среди ответственных за оборудование лиц рабочей дисциплины и формирование высокой ответственности.

Для проведения инвентаризации и учёта основных средств производится назначение комиссии. В состав членов комиссии обязательно должен входить представитель администрации компании, сотрудник отдела бухгалтерии, иные работники организации. После проведения инвентаризационных мероприятий обязательно составляется акт по ф. 0504835.

Инвентаризация компьютеров по сети

Сейчас на рынке представлено большое количество специализированных программных комплексов, предназначенных для оперативного проведения инвентаризации компьютерной техники, подключенной к единой офисной локальной сети. Проведение инвентаризации в таком случае требует наличия грамотного технического специалиста, который будет отвечать за то, чтобы оборудование работало в составе единой комплексной сети. Далее действия производятся по достаточно простому алгоритму:

1. Программа приобретается по лицензии и устанавливается на компьютер, который будет выступать в качестве главного при сборе информации. В крупных компаниях в подобной роли обычно используется специализированное серверное оборудование.
2. Приложение запускается, инициируется предустановленный в нём модуль просмотра информации о подключенных к сети компьютерах и ином оборудовании.
3. Программный комплекс производит запрос всех подключенных устройств на момент предоставления ими отклика о текущем состоянии. Подключенное к сети оборудование даёт отклик, обрабатываемый программой для инвентаризации компьютеров и периферийных устройств.
4. После систематизации полученных данных программа сформирует отчёт с актуальной на момент проведения инвентаризации информацией.

Плюсы использования специализированного ПО для инвентарных сверок:

• использование стандартных шаблонов или самостоятельно разработанных с учётом специфики вашей компании шаблонов и форм отчётности;
• отсутствие необходимости в затрате времени и рабочих часов сотрудников, обычно привлекаемых для ручного пересчёта. Проверка откликов от оборудования и сбор информации о наличии будет производиться в режиме фонового сбора;
• точность получаемой информации значительно выше, чем при ручном сборе данных. Отсутствует человеческий фактор;
• проверяется не только техника, но и лицензионное программное обеспечение, установленное на подключенных к сети компьютерах и иных единицах оборудования.

Важным положительным фактором, который также отличает ПО для инвентаризации компьютеров от привычных инвентаризационных мероприятий, является возможность планирования проверки по графику вне зависимости от работы сотрудников. По разработанной схеме инвентаризации ответственный за неё сотрудник будет получать актуальную информацию о состоянии технической части оборудования офиса и необходимости списания/замены/закупки новой техники.

Особенности бухгалтерского учёта при оценке результатов инвентаризации компьютеров в офисе

Отчёт, полученный в программе для учёта итогов проверки оборудования, передаётся также комиссии. Членами комиссии определяются результаты инвентаризационного учёта и причины имеющихся расхождений, а также предоставляются рекомендации по учёту и отражении в бухгалтерской отчётности. Итоги проводятся в учёте в месяц проведения инвентаризации, а в годовом отчёте не позже, чем 31 декабря года, в течение которого сверка наличия была проведена.

Недостача по компьютерам и иному подобному оборудованию будет проводиться на 94 счёт недостачи по остаточной стоимости оборудования. При определении виновника недостачи возмещение стоимости производится с его стороны. Величина возмещения понесённого компанией ущерба определяется на основании балансовой стоимости утраченного оборудования на дату проведения инвентаризации. Если виновник не найден или в ходе судебного заседания при рассмотрении его вины суд не взыскал необходимую сумму, то списание оборудования производится на финансовый результат. Аналогичным образом производится учёт утраты компьютеров и периферии вследствие обстоятельств форс-мажорного типа.

Излишки, выявленные при инвентаризации, ставятся на балансовый учёт на условиях среднерыночной оценки. Определяется балансовая цена такого оборудования на основании цены на аналогичные компьютеры или технические средства, которая должна быть подтверждённой в письменной форме производителем или экспертом из оценочной компании. Стоимость также документально подтверждается. Сумма излишком также относится на финансовый результат.

В отчёте о доходах и расходах компании излишки относятся к статье под названием «Внереализационные доходы».

Рассмотрим пример: В компании «А» по результатам инвентаризации выявлена недостача ноутбука, балансовая стоимость которого равна 48 тыс. ₽. По документам сумма амортизации оборудования равна 14 тыс. ₽. В ходе расследования обстоятельств исчезновения оборудования компетентные органы не смогли установить виновника недостачи, о чём есть соответствующее постановление. Соответственно, ноутбук нужно списывать на финансовый результат:

• Дт 01.2 Кт 01 48 тыс. ₽ — здесь учитывается балансовая стоимость утраченного оборудования;
• Дт 02 Кт 01.2 14 тыс. ₽. — произведён учёт амортизации пропавшего ноутбука;
• Дт 94 Кт 01.2; Дт 91.2 Кт 94 34 тыс ₽. — проведено списание выявленной недостачи.

Сроки, в которые должна проводиться сверка наличия компьютеров

Оборудование такого типа относится к основным активам организации. В соответствии с требованиями законодательства инвентаризация основных средств обязательно проводится 1 раз в 3 календарных года перед непосредственной сдачей бухгалтерской итоговой отчётности. Впрочем, руководство компании может самостоятельно устанавливать сроки проведения сверок, отразив периоды и планы по проверкам в учётной политике организации.

Обязательно проведение инвентаризации основных средств в следующих ситуациях:

• смена работников, ответственных за материальные ценности, относящиеся к компьютерной и офисной технике. Увольнение по собственному желанию или найм дополнительных системных администраторов также относятся к мероприятиям, инициирующим внеплановую инвентаризацию компьютеров в офисе;
• выявление случаев намеренной или случайной порчи техники, её уничтожения сотрудниками либо вследствие форс-мажорных ситуаций;
• банкротство компании, её ликвидация по иным причинам или проведение реорганизационных мероприятий;
• стихийные бедствия или чрезвычайные ситуации;
• иные случаи, обусловленные требованиями законодательства (в данном случае регламентация происходит по п. 1.5 и 1.6 Рекомендаций, установленных в Приказе Минфина РФ № 49).

Алгоритм учёта инвентаризации компьютерного оборудования

Предварительно проводятся мероприятия подготовительного плана. Значительно упростить инвентаризацию можно, наклеив перед этим на каждую единицу оборудования специально подготовленную этикетку, на которой указывается наименование компании, название объекта по учётным имеющимся данным, его инвентарный номер и ФИО сотрудника, ответственного за его хранение и надлежащее состояние. Далее проводятся такие этапы:

1. Подготовка. Назначается председатель комиссии и её участники, составляется план проведения инвентаризации, издаётся соответствующий приказ по организации, печатаются на основании бухгалтерского учёта и актуальной информации в нём описи.
2. Проверка. В разрезе лиц, имеющих материальную ответственность относительно оборудования и компьютеров производится проверка соответствия реального наличия основных средств со списочным, заполняются членами комиссии инвентаризационные документы и описи.
3. Проверка излишков и недостач, регистрация. Все выявленные недостачи компьютеров или найденные излишки учитываются. Заполняются докладные записки или иные документы, подтверждающие факт выявления и возможные причины.
4. Итоги. Составляется общий акт итогов проведённой инвентаризации. После этого производится финальная сверка полученных итогов со списками, имеющимися в бухгалтерии на дату сверки.

Приказ составляется в произвольной или унифицированной по ИНВ 22 форме. В нём обязательно указывается причина проведения инвентаризации, состав участников комиссии и ФИО её председателя, дату проведения, наименование подлежащих сверке основных средств. При проведении пересчёта актуальные данные вносятся в форму ИНВ 1 (или ИНВ 1А при пересчёте активов, относящимся к нематериальным). Группировка сведений в формах предварительного учёта может производиться на основе отдельных подразделений и департаментов компании или на основе лиц, имеющих материальную ответственность. При осмотре членами комиссии вносятся только фактически выявленные данные: количество, номенклатура и номера инвентарного плана.

При наличии повреждённого оборудования, эксплуатация которого в дальнейшем не представляется возможной, по факту этого составляется докладная записка на имя руководителя организации. В ней указываются инвентарные номера и наименования неисправных компьютеров и иного оборудования, а также выявленные (при наличии) причины выхода из строя. Подписывается докладная записка руководителем и членами инвентаризационной комиссии, а также материально ответственным за оборудование лицом. Таким же образом оформляются излишки, выявленные в ходе сверки.

Заключение.

По итогу всех этапов ревизии оформляется финальный акт сверки. После этого производится выявление виновных лиц, взыскание средств, списание оборудования при необходимости. Важно помнить, что оптимальным вариантом для инвентаризации компьютеров является специализированное программное обеспечение, позволяющее значительно сократить издержки в планах финансов и времени. Нашей компанией был разработан специальный продукт “Инвентаризация по qr-коду”. Он позволяет автоматизировать и упростить процесс аудита ваших ТМЦ и так же узнать компоновку того или иного оборудования, не перерывая тонны бумаг и технической документации. Достаточно просто отсканировать заранее распечатанный и прикреплённый на компьютер qr код с помощью обычного мобильного телефона.