Инвентаризация товаров по QR кодам

При приемке товаров в магазине, сотрудники, ответственные за учет, заносят их в учетную систему, используемую в торговой точке. После продажи единицу товара удаляют с остатков. Но этого недостаточно. Для понимания реальной картины , происходящей со складским остатком, производится инвентаризация товаров. В этой статье мы расскажем когда , как её провести и как оформить результат, на что важно обратить внимание.

Для чего нужна инвентаризация товаров

Инвентаризация — это процесс проверки остатков товаров, имеющихся по факту в магазине и на его складе, сверка указанного количества с данными из системы учета. Если в магазине не ведется учет, то инвентаризация товаров  покажет, что есть в наличии , а чего не хватает или подлежит списанию. Исходя из данных проведенной ревизии владелец сможет сделать вывод о ходе продаж и потерь, качестве товара и работе сотрудников , что является основным параметром в контроле работы торговой точки. 

Когда нужно проводить инвентаризацию

Владелец сам определяет график проведения плановой инвентаризации. Расписание проверок зависит от размера магазина , его проходимости , показателей работы персонала.

Но нельзя забывать , что проведение инвентаризации товаров может остановить работу магазина на целый день, а иногда и больше. В связи с этим в маленькой торговой точке для инвентаризации обычно выбирают время с наименьшей проходимостью: раннее утро , поздний вечер или ночь. В крупных магазинах переучет . чаще всего , проводят либо ночью в несколько этапов либо останавливая работу предприятия вплоть до суток.

В магазинах формата гипермаркета инвентаризация проводится ежедневно с разделением товаров по группам: один день – одна группа товаров. Это позволяет не тормозить работу и без того нагруженного персонала и видеть изменения в режиме онлайн. 

Теперь давайте разберемся в каждом шаге проведения инвентаризации чуть подробнее .

Подготовка к инвентаризации

Перед началом ревизии нужно позаботиться о том, чтобы новые товары не добавлялись на полки и не уходили с них, чтобы была закончена приёмка и все поставки были закрыты. Если новая продукция будет добавляться на стеллажи, то это сильно исказит итоговый результат , создав несуществующие излишки.

Также нужно остановить все продажи: магазин можно закрыть на время ревизии или ограничить доступ покупателей к конкретной проверяемой группе , если идёт частичная ревизия.

Распечатка остатков

Учёт начинается с выпуска приказа об инвентаризации управляющим , директором магазина или , в редких случаях, товароведом. Приказ имеет установленную  Унифицированную форму N ИНВ-22, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 (ред. от 03.05.2000) “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации” .
После этого в магазине создают комиссия из сотрудников, если к процессу не привлечены сторонние аудиторские организации.

Перед началом проверки составляется инвентаризационная опись по форме N ИНВ-3 . В нее вносят остатки товаров по данным, имеющимся в системе и отмечают фактические остатки. Одно из условий: в описи должно числиться полное наименование товара , чтобы сотрудник не перепутал позиции при пересчете.

Иногда руководители могут дать сотрудникам опись без указания фактических остатков. Это делается в случаях, когда директор или управляющий не доверяет своим сотрудникам в принципе или же персонал себя каким либо образом дискредитировал.

Подсчет фактического наличия

Теперь начинается сама инвентаризация товаров по фактическому наличию в торговом зале и на складе. Для удобства и систематизации процесса учета товары делятся на группы. При окончании подсчета одной категории , переходим к другой. Либо , если размер штата позволяет , каждому сотруднику выделяем определенную категорию товаров.

Помимо подсчета следует обращать внимание на состояние самого товара, его упаковки и сроков годности , чтобы списать некондицию сразу , по факту.

В описи, напротив каждой позиции, ставят число фактического остатка.

Инвентаризация товаров: расхождения и итоги

После фиксации фактических остатков, они сравниваются с остатками в системе учета. Все расхождения отмечаются в Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией N ИНВ-26( утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 N 26)

Из расхождений можно сделать следующие выводы:

• Если есть излишки, значит существует проблема с системой приема и учета поступившего товара;
• Недостачи также появляются из-за ошибок учета или , чаще , воровства;
• При выявлении порченого товара можно сделать вывод о недобросовестной проверке сроков годности и состояния реализуемой продукции персоналом магазина;
• Пересортица появляется , когда на кассах один товар продаётся под маркировкой другого из-за ошибки кассира. Такое случается довольно часто с фруктами или , к примеру , мороженым, за счет похожего названия. Например; “Мороженое Коровкино Фисташковое” и “Мороженое Коровкино Фисташковое в глазури”

Суммы ущерба разносятся в ведомости по каждой из причин расхождений и начинается подсчет убытков , понесенных по вине материально ответственных лиц ;грузчики, продавцы, товароведы или директор.

Принятие мер после инвентаризации.

Теперь собственник имеет на руках документ, позволяющий внести фактические изменения в учет и взыскать часть или всю сумму ущерба с виновных лиц.
Главное не забыть списать недостачу и оприходовать излишки.

Заключение

Инвентаризация товаров – не самый сложный процесс , но очень хлопотный и трудозатратный. Из-за присутствия человеческого фактора всё равно могут возникать ошибки в учете , которые приведут к новой путанице и потере финансов, но эту проблему решает автоматизация процесса.
Чтобы избежать ненужных трат времени, сил и средств , специалисты компании ”Сан-Сити” разработали специальный модуль для инвентаризации по QR и штрих кодам который интегрируется в 1С, не меняя ее конфигурации.
Наши модули помогут автоматизировать процесс учета на всех этапах и исключить потери , связанные с ошибками и фальсификациями.