Проведение инвентаризации в гостинице

Каждая гостиница, как и любая другая организация, раз в год должна проводить инвентаризацию имущества, мы предлагаем использовать для этого программа на основе QR кодов. Внеплановая инвентаризация в гостинице может проводиться чаще, например, ради предотвращения кражи или поломки имущества в номерах и других помещениях. 

В отелях часто пропадает имущество, и это стимулирует руководителей проверять номера регулярно, в идеале после каждого клиента. Кроме того, постоянно перемещаемые объекты, такие как постельное белье, халаты, тапочки и др., должны контролироваться, иначе – затеряются и превратятся в расход.

Переучёт имущества в отеле является очевидным решением, но только в том случае, когда проводится грамотно. Руководители, хоть раз сталкивающиеся с ревизией, понимают, насколько сложно достоверно отразить информацию. Невнимательность сотрудников, желание что либо скрыть или подвести реальные данные к сведениям бухгалтерского баланса, усталость, – все это негативно отражается на результатах проверки.

Помимо большого объема работы затруднение может вызвать приостановка работы отеля. Как правило, в больших организациях, возникает необходимость закрытия дверей для посетителей. Чтобы ревизия не затянулось на несколько дней, есть смысл рассмотреть возможность автоматизации.

Наша компания разработала специальный модуль “Инвентаризация по QR-кодам”, позволяющий систематизировать учет имущества, сделав его проще, доступнее и достовернее. Данный сервис позволяет исключить человеческий фактор, ускорить процесс ревизии и добиться качественных результатов, благодаря предлагаемым решениям и нашей поддержке.

Контроль имущества в гостинице: инструкция к применению

Основные задачи учета имущества – проверка расхождений между документальными и фактическими сведениями. В процессе выявляются недостачи, излишки, реальное состояние имущества.

В ходе ревизии проверяется все формы имущества во всех подразделениях. Обязательному учету подлежат следующие показатели:

• основные средства;
• комплектация номеров;
• расходные материалы и моющие средства;
• запасы сменного белья;
• форменная одежда в запасе;
• кухонные принадлежности и столовые приборы;
• продукты питания в запасе;
• маркетинговые материалы;
• имущество, не являющееся собственностью фирмы, но арендованное, хранимое либо перерабатываемое;
• денежные средства;
• финансовые обязательства: кредиторская задолженность, займы, резервы.

Мониторинг регулируется Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина от 13.06.95 №49. Учет производится в том месте, где находятся объекты, и относится на определенного человека – материально ответственное лицо. Основные средства проверяются не реже одного раза в три года, а товарно-материальные ценности как минимум перед каждой годовой отчетностью.

Первый этап – подготовительный, заключающийся в следующих действиях:

• составление приказа об осуществлении ревизии;
• определение состава комиссии;
• назначение сроков;
• уведомление МОЛ об учете и получение расписок;
• создание актов проверки на каждого ответственного.

Второй – проверка веса, качества и наличия имущества. Составление инвентаризационных описей, в которые вносятся все данные проверяемых объектов.

Следующий этап заключается в сравнении данных описи и учетных сведений. Комиссия выявляет расхождения и составляет сличительные ведомости.   

Заключительный этап – подведение итогов. Изменение бухгалтерских данных и привлечение виновных сотрудников к ответственности. Для того чтобы была возможность скорректировать расхождения в бухотчете, проверку состояния имущества следует проводить до его сдачи в налоговую.

Для проведения инвентаризации в гостинице необходимы как материально-ответственные лица, так и проверяющая команда. Если комплекс небольшой, то справиться своими силами без остановки процесса работы не составит труда. Однако, с увеличением масштабов предприятия мониторинг приобретает более глобальный характер.   

Особенности проведения инвентаризации в отеле

Гостиничные услуги представляют собой комплекс мер, состоящий из выделения гостю номера и его последующего обслуживания. Качественный сервис является спецификой гостиничного бизнеса и накладывает на него определенные обязательства:

• Безупречная координация работы сотрудников. В случае возникновения проблем клиент обращается к доступному для него персоналу, которые должны незамедлительно передать информацию своим коллегам. Скорость реакции является показателем уровня сервиса.
• Коммуникабельность, доброжелательность сотрудников, умение уладить конфликтные ситуации.
• Быстрое разрешение сложных вопросов. Востребованная гостиница подразумевает под собой непрерывный поток клиентов, что накладывает на нее обязательство в скорости принятия решений.

Проверка сохранности оборудования гостиницы проводится с целью получения сведений о передвижении, состоянии и остатках инвентаря, основных средств и прочего имущества. По итогам предприятие может определить, как оно справляется с работой и достоверную ли информацию предоставляют ответственные лица.

По регламенту отели должны осуществлять как плановые, так и внеплановые проверки, включенные в положение о порядке проведения инвентаризации в санатории или другом объекте размещения. В данном документе прописываются даты ревизий, список призванного к учету имущества и обязательств. У плановых проверок всегда заданы определенные сроки. Внезапные же созданы ради неожиданных проверок материально ответственного лица и наличия всех ценностей на месте. МОЛ не должны знать о внеплановых ревизиях. Их проведение может обосновываться как приказом руководства, так и контрольной комиссии. 

Обязательную проверку имущества следует проводить в следующих случаях:

• при смене МОЛ;
• если предприятие планирует закрыться (в том числе на сезон);
• при реорганизации, сдачи в аренду либо продажи активов;
• по факту выявления хищения или порчи имущества;
• до составления годовой отчетности;
• после различных ЧС, катастроф.

Цели ревизии:

1. Определение наличия собственных и заемных средств предприятия ради их сохранности. 
2. Подсчет ресурсов, использованных в процессе функционирования гостиницы.
3. Выявление излишков и недостач.
4. Проверка достоверности учетных документов.
5. Оценка надлежащего использования имущества, соблюдения правил эксплуатации.

Во время проведения инвентаризации отеля подсчитывается количество объектов, при необходимости обмеривается и взвешивается. Если выявлены расхождения, излишки приходуются по рыночной цене на дату мониторинга, утерянные и испорченные вещи списываются на издержки производства либо на виновных лиц.

Для того чтобы списать объекты по причине износа, комиссия составляет специальный акт, который оформляется для каждого пришедшего в негодность оборудования или инвентаря. После проведения ревизии на руководителя ложится задача устранения недостатков ведения хозяйственной деятельности: хранения, использования имущества, учета запасов, — а также возмещения материальных убытков. 

Все перемещения ценностей отражаются в учете. Незначительная ошибка приводит к недостоверности результатов всего документа и большой потере времени на ее исправление. Погрешности во время описи также нелегко исправлять из-за большого количества документов к проверке. Именно поэтому использование одних только сил сотрудников для проведения учета неэффективно для компании. Помимо возможной фальсификации замедляется процесс работы самого предприятия.

Порядок инвентаризации в гостинице

В гостиничном бизнесе осуществление описи имеет высокую степень значимости. Небольшие ревизии, как правило, проводятся после каждого гостя. В настоящее время в возрастающее внимание уделяется учету инвентаря и оборудования в номерах. Контроль за состоянием дает возможность вовремя его заменить либо отремонтировать, а также составить график ТО.

Чаще всего в отелях составляются карточки на каждый объект учета, в которых прописываются подробные характеристики и назначаются ответственные лица. После освобождения номера горничные осматривают комнаты на факт утери, повреждения, хищения инвентаря и предметов интерьера.

Для исполнения крупных проверок создается комиссия, в состав которой входят обычные работники, представители администрации, бухгалтерии и других отделов. Такие советы могут быть разовыми, постоянными или рабочими. Мониторинг может быть полным либо выборочным.

За десять дней до начала проверки хозяин организации издает приказ по форме №ИНВ-22, зафиксированный в Журнале учета и контроля. Порядок проведения ревизии в гостинице прикрепляется к постановлению об учетной политике. 

Особое внимание уделяется постоянно перемещающимся объектам (МБП), таким как:

• лампам, светильникам;
• занавескам, шторам;
• различной технике, в том числе санитарной;
• ковров, паласов;
• мебели;
• постельному белью;
• полотенцам, халатам, тапочкам;
• оформлению номеров;
• спецодежды для сотрудников.

Специфика гостиничного бизнеса обусловлена большим потоком клиентов и постоянным перемещением некоторых объектов учета. Это создает определенные сложности в процессе мониторинга, мотивируя начальство к внедрению новых систем и технологий.   

Как сделать инвентаризацию в отеле наиболее эффективной

Для того чтобы проверка номерного фонда стала более простой и плодотворной, специалисты рекомендуют внести некоторые усовершенствования в обслуживание гостиниц. 

1. Организация служебных помещений.

Размещение подсобных помещений на всех этажах здания позволяет хранить инвентарь, средства для приборки и личные вещи в удобной досягаемости.

2. Составление карточек с описанием инвентаря.

Для быстроты учета в каждом номере должны быть распечатанные листы с характеристиками объектов. Руководству необходимо иметь представление о наличии и состоянии имущества, повреждениях и недостачах. В процессе ревизии выясняется, что требует замены, и на какой бюджет гостиница может рассчитывать. По данным обслуживающих служб десятая часть номерного фонда ежегодно требует восстановления. 

3. Использование электронных замков.

Подобная система защиты обеспечивает более высокий уровень безопасности, эффективное размещение гостей отеля, удобство самих клиентов и, конечно, престиж компании. Программа заключается в том, что гостю выдается электронная карта, действительная только в течение оплаченного времени пребывания в гостинице. Это сделано для того, чтобы клиент не смог попасть в свой номер без помощи персонала при возникновении сложных случаев: отсутствия или задержки оплаты каких-либо услуг отеля. 

Помимо карты гостю выдается механический ключ, автоматически открывающий дверь номера. Польза такого ключа не только в удобстве использования, но и в системе безопасности. Суть в том, что электронный замок способен запоминать информацию вплоть до 5900 попыток открывания двери. Они могут работать даже тогда, когда во всем отеле отключено электроснабжение. 

Все ключи могут быть объединены в единую сеть либо работать автономно. В любом случае управление осуществляется на стойке регистрации благодаря мини-терминалу, приборам, задающим код, передающим информацию и проверяющим подлинность карты. Такие ключи могут быть у всех присутствующих в гостинице: клиентов, администрации, горничных и т.д.

Вторым этапом автоматизации процесса ревизии в гостиницах является приобретение оборудования: принтеров для печати наклеек и сканеров для считывания кодов. Приобретение модуля “Инвентаризация по QR-коду” дает возможность получить квалифицированную помощь в выборе необходимой техники. 

Далее все данные заносятся в систему учета, интегрированную с 1С:Бухгалтерией. В результате у руководства появляется четкое представление о том, что исправно, а что требует ремонта. Причем информация становится доступной даже в телефоне через мобильное приложение. 

Внедрения QR-кодов при инвентаризации в гостинице позволяет также создавать этикетки на полотенца и постельное белье, что значительно повышает точность учета, контролирует перемещение, использование инвентаря и упрощает контроль наличия и исправность объектов учета. Польза такого приложения неоспорима: в результате исключается человеческий фактор, а значит и всевозможные ошибки.  Система может работать как самостоятельное решение, или интегрироваться в экосистему программ и сервисов отеля, например SandSoft HMS.