Инвентаризационная опись: порядок и особенности заполнения документа

При проведении в организации запланированного и внезапного пересчёта товарно материальных ценностей для корректного учёта его результатов нужно обязательно составлять соответствующие документы. Практика предполагает стандартизацию бланков (их можно найти и скачать бесплатно в Интернете). Расскажем о том, что собой представляет инвентаризационная опись товарно материальных ценностей, также рассмотрим практические вопросы особенности заполнения отчётности по факту инвентаризации, а так же как поступать бухгалтеру с отчётной документацией.

Что это за документ

С необходимостью ревизий сталкиваются любые специалисты, отвечающие за материальные ценности и финансовые активы предприятия. Во время поступления они обязательно должны ставиться комиссией на учёт. Затем периодически либо внезапно проводится контроль наличия ТМЦ и соответствия “факта” тому, что быть по документам на балансе предприятия. После этого составляется акт о результатах инвентаризации, устанавливающий избыток или недостачу.

Инвентаризационная опись товарно материальных ценностей — это документ, составляемый комиссией, согласно политики, установленной внутренним регламентом, протоколу ревизии и рекомендациям со стороны Министерства финансов РФ. Нужно учитывать следующие типы ТМЦ:

• витрины в торговых залах и другое оборудование;
• кассовые аппараты и иное оборудование для учёта движения денежных средств;
• производственные цеха и помещения, иные активы: заготовки, сырьё и детали;
• на складх учитывается остатки имущества, оборудования и места хранения.

Есть ряд особенностей системы инвентаризации с учётом места работ:

• В кафе и ресторанах производится проверка соответствия веса блюд, алкогольных и безалкогольных напитков, посуды и иного инвентаря.
• В аптеках и госучреждениях к инвентаризации нужно относится внимательней. Ошибки в отчётности могут привести к обвинению в халатности и даже уголовной ответственности.

Инвентаризационная опись основных средств, составляемая во время ревизии материальных средств, включает в себя данные о качестве, количестве и фиксации пересчитываемых ценностей. Составляется документ обычно в двух равнозначных экземплярах, оформляется с личным присутствием сотрудников и ответственного лица со стороны организации, где проводится ревизия. Обе стороны проставляют на описи основных средств свои подписи, если все согласны с расхождениями. Один из экземпляров после завершения инвентаризации сдаётся на хранение в бухгалтерию, второй остаётся на месте проведения ревизии у присутствовавшего на ней сотрудника.

Для инвентаризации согласно обозначенной политики, сначала нужно получить официальное постановление, оформленное по единому образцу ИНВ-22. Нормативный акт не только указывает дату и время ревизии, но и является доказательным актом при утверждении результатов инвентаризации. Именно по этой причине срок хранения в бухгалтерии документов по ревизии составляет пять лет с момента счета.

Образец инвентаризационной описи по утверждённой форме

Непосредственно в процессе ревизии данные по пересчёту включаются в бланк единого образца и унифицированного стандарта по форме ИНВ-3. Утверждена его форма и основные разделы официальным постановлением Госкомстата РФ в 1998 году. Сейчас без внесения каких-либо изменений применяется для инвентаризации на любом муниципальном либо коммерческом объекте вне зависимости от формы собственности и основной деятельности. Поэтому для ревизии можно использовать такой бланк без каких-либо вопросов. Акт составляется на трех страницах, предоставим далее незаполненный и сокращённый образец:

Перед началом работ акт предварительно заполняется основной информацией (это может вноситься как вручную, так и на компьютере):

• название предприятия и основной вид проводимой ей деятельности;
• номер распоряжения и приказа о ревизии, а также дата инвентаризации;
• вид пересчитываемых ТМЦ.

Далее идёт классическая формула, в которой сотрудники предприятия и ревизионной бригады подтверждают, что на момент начала инвентаризации имеются все подтверждения корректного списания товарно материальных ценностей и денежных средств в расходных или приходных операциях. Далее в инвентаризационной описи, образец которой представлен выше, идёт сводная таблица с указанием номенклатурных единиц, подлежащих пересчёту. В таблицу включаются: артикул, код пересчитываемой номенклатуры, количество единиц и их стоимость. Чем больше единиц ТМЦ пересчитывается в процессе ревизии, тем больше будет статьей в финальной таблице. В конце подводятся итоги с учётом номинальной стоимости пересчитанных товаров, расхождений и излишков. Затем инвентаризационная опись подписывается обеими сторонами после подсчёта и коррекции недостачи либо выявленных излишков.

Форма ИНВ-3 является унифицированной для любого предприятия, нуждающегося в инвентаризации. При наличии единой системы учёта и коррекции остатков ТМЦ на момент начала работы предприятия она создаётся автоматически при постановке ТМЦ на учёт в отделе бухгалтерии. Однако, в любой организации постоянно происходят различные изменения: регулярно добавляются новые позиции оборудования и статьи ТМЦ, часть имеющихся в перечне позиций навсегда уходит из ассортимента. Однако, составление новых списков в форме ИНВ-3 возможно только если есть письменный приказ, подписанный руководителем организации. Устное обоснование изменения невозможно.

Порядок оформления бланка инвентаризационной описи

Документ заполняет двумя итерациями. Для начала оформляется указанная выше информация и номенклатура ТМЦ, подлежащих ревизии. Далее, при проведении инвентаризации, просчитывается реальное количество предметов и оценивается их реальное состояние. Затем финально проставляется подпись члена ревизионной комиссии и материально-ответственного лица (МОЛ). Известными на предварительном этапе будут такие факты:

• дата ревизии;
• должности и ФИО членов ревизионной комиссии и МОЛы;
• номенклатура ТМЦ и иных единиц.

Далее производятся необходимые действия:

• Проверка и подтверждения факта внесения до момента ревизии актуальных движений ТМЦ и денежных средств. На этом этапе проверяется как чеки, акты, так и иные документальные подтверждения, списания, передачи, отправки на хранение и иных движений ТМЦ. До начала ревизии по факту сверки МОЛ ставится подпись в соответствующем пункте описи.
• Производится заполнение таблицы с перечнем пересчитываемой номенклатуры. В ней обязательно учитывается всё, что подлежит пересчёту: ТМЦ, детали и сырьё, произведённая продукция, техника, мебель, оборудование и всё остальное, находящееся на бухгалтерском балансе и имеющее ценность. Актуальная информация вносится в таблицу, после чего получаются итоговые данные с учётом расхождений, выявленных в процессе инвентаризации.
• Члены ревизионной комиссии и МОЛы ставят росписи, подтверждающие факт инвентаризации и согласия с её результатами. Список лиц устанавливается письменным приказом.

Правила корректного заполнения

Есть несколько важных пунктов, которые обязательно нужно соблюдать при инвентаризации и заполнении описи:

• внесение любых правок запрещено без присутствия при этом материально ответственного лица;
• в составе ревизионной комиссии присутствуют только те должностные лица, которые есть в актуальном приказе руководителя;
• все сведения в акт и опись вносятся только при физическом наличии соответствующих ТМЦ (запрещено внесение со слов кого-либо).

Когда может проводиться инвентаризация

Обычно график инвентаризаций составляется сразу на календарный год и сотрудники осведомляются о том, когда она будет проводиться в очередной раз. Обычно проверки по финансовой составляющей проводятся раз в 1-3 месяца, а полная инвентаризация ТМЦ – раз в 1-3 года. Вопросы внеплановых ревизий возникают в ряде случаев:

• смена руководства, передача другим собственникам, продажа компании;
• подготовка годового финансового отчёта:
• смена МОЛ;
• факты возможного хищения ТМЦ;
• обстоятельства непреодолимой силы;
• производится ликвидация организации либо её реорганизация.

Таким образом, можно сделать вывод: проведение ревизии в организации с использованием стандартизированной инвентаризационной описи ТМЦ, а также иной документации, является простым процессом, если реализуется с использованием прикладного ПО и по принятым регламентам.