Как провести инвентаризацию в 1С бухгалтерии

Осуществление проверки имущества является обязательной ежегодной процедурой. Крупные и средние предприятия зачастую испытывают большие трудности при наступлении момента, когда надо отправлять данные в налоговую. В первую очередь это связано с объемами учета и обширностью складов. Остановка производства и торговли на время процесса также негативно сказывается на деятельности компании, приводя к неоправданным потерям и рискам. Чтобы избежать совершения ошибок и лишних расходов времени на переделывание документов, лучше заранее ознакомиться с нюансами инвентаризации.
Как происходит инвентаризация в “1C: бухгалтерия” расскажем в статье.

Для чего необходимы плановые проверки

Аудитом называют сравнение фактического и документального наличия ТМЦ на складе. Порядок проведения определяется Методическими указаниями и руководителем организации, так же как и сроки.

Задачи ревизии:

1. Оценить надлежащее состояние имущества и условий хранения, а также правильное отражение в документах.
2. Выявить возможные ошибки передачи информации.
3. Устранить причины излишков и недостач.

Случаи проведения обязательной проверки:

1. кражи, недостачи,
2. смена руководящего состава,
3. реорганизация предприятия,
4. продажа или покупка компании,
5. происшествия, связанные с чрезвычайными ситуациями.

Первым делом необходимо подготовиться к процедуре, подготовив бумаги, помещение, известив персонал и выбрав проверяющую группу. Инвентаризационная комиссия может включать в себя начальников отделов, главного бухгалтера, администратора и т.п. Назначаются также материально-ответственные лица, курирующие сохранность имущества. Если будут выявлены недостачи, то претензии первым делом направляются к ним. Однако, в состав комиссии МОЛ не входят.

В зависимости от количества описываемых ценностей учет может длиться от одного до нескольких дней. Если процесс затягивается до следующих суток, то помещение, в котором осуществляется, опечатывается. Такие условия создаются для предотвращения фальсификации информации заинтересованными людьми.

Плановая проверка – способ отследить, все ли имущество на месте. А также это обязательная процедура для предоставления документов в налоговую. Чтобы процесс был максимально простым и прозрачным, специалисты рекомендуют использовать специально предназначенные программы.

Как провести аудит в системе 1С

Благодаря данной программе руководитель может получить следующие документы:

• приказ по форме ИНВ-22,
• опись по результатам ревизии,
• документ о наличии товаров на складе,
• сличительную ведомость.

Рассмотрим подробнее последовательность действий для создания записи. Открыв программу, необходимо зайти во вкладку “Склад” и нажать на кнопку, запускающую проверку. В открывшемся поле нужно внести основные реквизиты и ФИО ответственного лица. Далее заполняются остатки, которые система выдает автоматически.

Когда информация транслируется в ведомости, у бухгалтера появляется возможность сличить их с фактическим уровнем. Все отклонения отражаются в отдельной колонке.

Составление ИНВ-22 осуществляется здесь же. Прописываются дата, основание и причина ревизии. На другой одноименной странице указывается состав комиссии.

Когда опись происходит вручную, процесс затягивается на несколько дней, и данные, поступающие бухгалтерам, приходится вводить самостоятельно.

Как оформить результаты инвентаризации на складе

После сравнения итогов описи с материалами бухучета, как правило, выявляются излишки и недостачи. И с тем, и другим надо разбираться. Первые отражаются на финансовых итогах работы предприятия. Их приходуют в специальном документе, отражающем положительную разницу. Излишки относят к статье прочих доходов. Система позволяет заполнять отчеты как вручную, так и автоматически, что значительно экономит время.

Также бухгалтер должен помнить, что любые доходы облагаются налогом, а значит информация об излишках должна быть включена в отчет по налогу на прибыль.

Что касается недостачи, то для ее регистрации создается специальная ведомость, показывающая учетные и фактические цифры. Причем недоимка отражается в денежном эквиваленте. Также сюда вписывается норма естественной убыли и разница между рыночной и балансовой ценой продукта. После подписания членами проверяющей команды бумага отправляется в бухгалтерию.

По регламентам налоговой службы выявленная разница не всегда может быть списана. При превышении допустимой величины безвозвратных потерь, происходит поиск виновного и привлечение к ответственности. Либо же результат оформляется на финансовый итог.

Недостача отражается подобным образом. В созданном документе заполняются пустые графы соответственно выявленным отклонениям. В итоге оформляется приказ для осуществления списания по следующим статьям:

• на 20 счет при приемлемом уровне недоимки,
• 73 – при наличии виновных,
• 91 – если есть причины, никак не зависящие от фирмы,
• 99 – в других ситуациях.

Недостача списывается только если осуществляется в один год с учетом, отклонение имеет денежное выражение, а наименования изделий соответствуют указанным в бумагах.

Излишки и недостатки говорят об определенных недочетах и ошибках. В первом случае это, как правило, связано с бухгалтерией или комиссией. Сюда можно отнести невнимательность персонала, двойное отражение и забывчивость сотрудников, когда они не оформляют поступления вовремя. Недостачи образуются по вине МОЛ или иных лиц. Это может быть случайностью либо намеренным действием.

Как организовать инвентаризацию в 1С бухгалтерии

Важные моменты проверки:

1. Подготовка документов: анализ корректности заполнения первичной документации, показывающей движение ТМЦ. Это все накладные, отражающие возврат, списание и поступление.
2. Комплектование ведомости, в которой учитываются остатки на складе и предприятии. Результаты должны соответствовать прописанным комиссией. При отсутствии каких-либо позиций бухгалтеру необходимо добавить их в список.
3. Разделение ревизии разных помещений и МОЛ, чтобы упростить выявление причин отклонений.
4. Учитывание пересортицы. Отклонения учитываются только если они выявлены за одинаковый период, по одному лицу, по одинаковым наименованиям и объему.

Огромное влияние на результаты оказывает выбранный вариант осуществления: ручной либо автоматический. Первый метод подразумевает кропотливый труд: поиск номенклатуры и занесение данных в таблицы простым привычным способом подсчета. В этом случае высока вероятность совершения ошибок и намеренной подделки документов.

Второй способ убирает все негативные последствия ручного метода. А также вносит важные изменения: высокую скорость инвентаризации, реальную помощь бухгалтерии, координацию с 1С системой. Отсутствие человеческого фактора снижает до минимума вероятность фальсификации, что в свою очередь бережет время и силы руководителя.

Именно поэтому все развивающиеся и успешные компании применяют метод инвентаризации по qr-кодам. Это помогает избежать негативных последствий ручного способа учета и дает ряд преимуществ. Для начала деятельности фирме необходимо закупить оборудование, такое как сканер ТСД, принтер и программное обеспечение. Последнее позволяет объединять системы учета, открывать доступ к данным доверенным лицам, например, руководителю и бухгалтеру, в том числе с телефона.

Преимущества автоматизированной системы:

• экономия времени в два раза,
• сохранение режима работы и объема продаж,
• снижение уровня ошибок,
• обеспечение высокого качества.

Подготовкой к процессу аудита является обклеивание имущества наклейками, на которых помимо уникального кода располагается информация о наименовании, количестве и расположении товара. Затем вся информация переносится в программу методом сканирования единиц учета. Особенностью данной процедуры является возможность работы с любым имуществом: основными средствами, товарно-материальными ценностями, инвентарем, спецодеждой и прочим.

Наша команда разработала специальную программу “Инвентаризация по qr-кодам”, интегрированную с 1С. Данное ПО помогает создавать важные отчеты, описи, синхронизировать данные с бухгалтерией.