Инвентаризация сканером

Когда наступает время переучета ценностей, каждый руководитель задумывается о том, как сделать процесс более удобным, продуктивным и менее затратным. Все знают о привычном способе ревизии, когда создается комиссия, члены которой ходят по залу с бланками и карандашами, заполняя каждую графу документа. Такой способ устарел, хотя и используется в небольших организациях. В крупных же компаниях его применение чревато последствиями. К ним относятся всевозможные ошибки бухгалтеров, кладовщиков, фальсификация данных. Сотрудники отвлекаются от работы, тратится много времени на обработку информации, процесс в итоге не только затягивается, но и приостанавливается, если возникают какие-то проблемы с ответственным лицом. Именно поэтому возникла необходимость в модернизации. Инвентаризация сканером стала решением большинства проблем. Благодаря новейшим технологиям опись стала проходить в разы быстрее, без остановки продаж, повысилась степень достоверности и полноты получаемой информации. Как именно проводить аудит новым способом, рассмотрим в статье.

Для чего нужен аудит

В ходе ревизии сравниваются фактические и документальные сведения в целях выявления излишков, недостач и их причин. Для того чтобы компания функционировала стабильно без неоправданных потерь, проверки должны проводиться как минимум раз в год. Намного лучше, если в течение отчетного периода присутствуют промежуточные процедуры.

Целями такого действия можно назвать:

1. ревизию остатков,
2. информирование покупателей о наличии продукции,
3. дозаказ недостающих наименований,
4. освобождение ячеек для поступающих позиций,
5. выявление недостачи и пересортицы.

В ходе экспертизы проверяются:

• товарно-материальные ценности, их движение и организация,
• наличие расхождений с бухгалтерскими сведениями,
• соблюдение условий хранения, приема и отгрузки,
• состояние инвентаря, весов и иного оборудования.

Рассмотрим также, когда опись обязательна:

1. При составлении бухотчетности за год. При этом инвентаризация должна быть закончена до подачи бумаг в налоговую. Как правило, это осеннее время.
2. При смене МОЛ.
3. Когда продается, сдается в аренду, выкупается фирма. Те же правила действуют при преобразовании организационно-правовой формы.
4. При выявлении фактов порчи имущества, воровства и иных умышленных актов причинения вреда.
5. После возникновения стихийных бедствий, пожара, аварий.
6. Перед началом ликвидации или реорганизации.

Аудит регулируется правовыми актами, а именно Методическими указаниями (от 13 июня 1995 года № 49) и Положением о бухгалтерском учете. Помимо этого в каждой организации есть свой устав, утвержденный руководством фирмы. В нем прописываются следующие положения: количество необходимых проверок, даты, периодичность, категории ТМЦ, подлежащих оценке.

Возникающие недоимки основных средств, товаров, сырья или материалов способны иметь различную природу:

• недобросовестность клиентов,
• кражи среди персонала,
• административные ошибки.

Когда показатель недостач превышает 4-5%, проверяют сотрудников. Если коэффициент в пределах 2%, это считается нормой.

Отрицательные отклонения негативно сказываются на прибыли, говоря о нарушениях контроля складской деятельности. Сюда же добавляются ошибки и фальсификация бланков. Эти последствия вытекают из-за слишком большой открытости и возможности повлиять на информацию во время ручной ревизии.

Этапы аудита

Рассмотрим периоды ручного метода и с использованием сканера штрих-кодов. Учет обычным способом проводится следующим образом:

1. Сначала готовятся документы, создается приказ руководителя.
2. Затем идет подсчет имущества. Остатки вносятся в бланки. При этом члены комиссии применяют методы взвешивания, обмера, могут вскрыть некоторые из упаковок, чтобы проверить сроки годности. Бумаги подписываются всей командой.
3. Далее полученные сведения сверяются с бухгалтерскими. В результате выявляются излишки и недостачи, вносимые в отдельный акт.
4. В конце оформляются выводы. Руководитель пишет приказ об итогах, на основании которого ведется работа с виновными лицами, изменяются условия ведения бухгалтерской отчетности. Чтобы информация о проведенном аудите сохранилась, ее вносят в специальный журнал.

При сканировании объектов проверки схема сильно отличается:

1. Подготовка соответствующих документов.
2. Систематизация материала путем создания карточек для каждой позиции с последующим оприходованием.
3. Подготовка ТСД оборудования.
4. Создание штрих кодов. Это можно сделать в отдельной карточке либо целиком для всех изделий.
5. Подключение сканера для инвентаризации к системе.
6. Собственно обследование: считывание штрих-кодов и занесение в базу данных. При этом программа выдает отклонение фактических цифр от учетных.
7. Создание акта списания или оприходования в зависимости от проблемы.

Неважно, какой из методов выбирает организация, есть моменты, которые не допускаются в обоих случаях. Во-первых, менять места нахождения продукции, смешивать одну с другой. Во-вторых, отпускать продукты со склада в магазин кроме тех случаев, когда заверены руководителем. Позволять кому-либо входить на территорию проверки без сопровождения комиссии. Это относится к длительным процедурам, когда помещение пломбируется после окончания смены. Таким образом обеспечивается сохранность информации и минимизация ошибок.

Подготовка к инвентаризации

Начиная переучет, сканером или обычным способом, важно подготовить основные бумаги:

• документ, подтверждающий постановление руководителя о начале ревизии. В нем прописываются сроки, состав комиссии, объекты проверки;
• инвентаризационную опись в двух экземплярах. Она фиксирует итоги, которые хранятся в бухгалтерии и у МОЛ;
• акт о неоплаченной продукции;
• опись запасов. Сюда включаются также товары, подлежащие списанию;
• акт товаров, находящихся в пути.

Перед началом аудита руководитель создает команду, которая ведет пересчет, заполняет бланки, ставит подписи. В команду входит должностное лицо, ответственное за проверяемые единицы, однако участия в самой процедуре не принимает. Для небольших организаций достаточно 3-5 человек в составе комиссии. В крупных фирмах численность увеличивается до 6 и более сотрудников.

В состав инвентаризационной команды входят:

• главбух,
• гендиректор или его заместитель,
• руководители отделов,
• представители логистической службы и профсоюза,
• охранники.

Когда количество проверяющих не соответствует прописанному в регламенте, вся процедура признается недействительной. После оформления документов, наступает основная часть инвентаризации: с использованием сканера или вручную.

Инструменты для проведение инвентаризации сканером в 1С

Осуществление масштабной ревизии подразумевает наличие:

• терминала сбора данных – устройства, считывающего штрих-коды,
• принтера для печати наклеек,
• программного обеспечения,
• компьютера или телефона, к которому будет подключен сканер.

ТСД – многофункциональное устройство, позволяющее определять уникальный код продукции и заносить информацию в систему. По сути, это мини-компьютер с небольшим экраном и клавиатурой. Удобство использования обеспечивается даже в таких условиях как слабое освещение, высокая влажность и уровень запыленности, низкая температура. Сенсорная клавиатура воспринимает любые касания руки, будь то влажные или холодные.

Беспроводной режим также выгоден для работы на обширных площадях. Встроенная память помогает сохранять информацию, даже если сигнал был прерван. В результате напрашивается вывод, что сканер – незаменимая вещь для инвентаризации.

Принцип работы аппарата не сложный:

• открыть вкладку считывания кодов,
• направить луч на наклейку,
• в итоге происходит сбор и распознавание информации,
• выдаются данные по конкретному элементу.

Плюсом данного аппарата является возможность сохранять изменения. Если поставить маркер на конкретный товар в открывшемся поле на экране сканера, та же позиция отобразится на компьютере в программе.

Что касается возможности сопряжения с различными операционными системами, есть два варианта устройств:

1. с сенсорным экраном, отображающих картинки и текст. Их устанавливают на Windows, Linux и Palm;
2. монохромный дисплей, способный показать только текст. Сопрягают с DOS.

Если говорить о принтере для печати наклеек, он достаточно прост в управлении, отличаясь от обычного только размером выводимых листов. В остальном функционал похожий.

Программное обеспечение должно отвечать некоторым требованиям, которые рассмотрим ниже. Не обязательно применять навороченное сложное ПО, достаточно знать основные критерии выбора:

• надежное хранение полученных данных: хорошая память устройства,
• высокая скорость функционирования при приличных объемах труда,
• удобные настройки, такие чтобы пользователь мог в любой момент самостоятельно изменить некоторые поля и схемы,
• доступная техподдержка,
• легкий способ настройки обмена данными с сервером,
• цена, соответствующая качеству.

Как правило, устройства поставляются уже с установленными программными обеспечениями, иначе покупка не имеет смысла. Без ПО терминал способен использоваться только в качестве сканера штрих-кодов.

Чаще всего скачивают программы Мобайл Смартс и Датамобайл. Существуют также платформы, подходящие для работы с марками и удовлетворяющие запросам ЕГАИС.

Подключение устройства к планшету, ПК или телефону возможно несколькими способами:

• при помощи USB-шнура,
• коммуникационной стойки,
• Bluetooth,
• ИК-порта.

Для того чтобы сигнал подавался непрерывно, устанавливают радио-терминалы, посылающие волну за счет антенны или встроенного модуля.

Для обеспечения непрерывной передачи информации в режиме онлайн используются радио-терминалы, при их использовании отправка данных на основное устройство обеспечивается встроенным радио-модулем и антенной. Оперативная память обычно составляет один гигабайт, а внешняя – около восьми. Такой ресурс позволяет записывать и хранить много информации.

Комплектация включает в себя корпус с черно-белым или цветным экраном и клавиатурой. Штрих-коды, предназначенные для данного устройства, бывают линейными и двумерными. Помимо всего прочего аппарат предназначен для считывания RFID-меток.

Опись при помощи подобных девайсов в разы упрощается. Однако, если нет качественной технической поддержки со стороны разработчиков ПО, это может затянуться на неопределенное время и даже совсем остановиться.

Выбор считывающего устройства

Заказывая ТСД для работы в зале или подсобном помещении, важно обращать внимание на некоторые нюансы. В первую очередь, габариты склада. Во-вторых, особенности среды и окружающих условий. Для холодных, влажных, пыльных мест лучше всего подходит аппарат с высокими защитными функциями. А для комфортных условий, как например, в службах доставки, на почте и т.п., можно использовать мобильные устройства с высокими показателями энергоемкости аккумулятора.

Недорогие модели являются оптимальным вариантом в маленьких магазинах. Даже самые простые типы способны обеспечить основные функции, такие как прием и отправку груза, контроль остатков и т.д.

Выбирая себе ТСД, важно обращать внимание на вид сканирующего модуля, который бывает:

• лазерным. Такой модуль имеет оптимальную стоимость, но не способен справиться при плохом освещении. Также он не сканирует порванные, поврежденные этикетки;
• светодиодным. Распознают затертые метки, но только вблизи. Имеют среднюю стоимость;
• фотосканеры. Наиболее дорогие из всех представленных выше. Но имеет массу преимуществ: работают на большом расстоянии, с поврежденными и тусклыми кодами и имеют большой объем аккумулятора.

Несмотря на выбор того или иного устройства, дальнейшие действия в большинстве случаев одинаковы. Как начать работу вновь приобретенным оборудованием, расскажем далее.

Технические моменты при инвентаризации сканером штрих-кодов

Для того чтобы приложение активировалось, его нужно синхронизировать с программой товарооборота. Далее для выгрузки или загрузки штрих-кодов могут быть применены два способа:

1. Обмениваться данными через файл-посредник. Такой вариант безопаснее всего, так как не хранит информацию у сотрудников, проводящих ревизию. Полученные сведения отправляются на корпоративную почту и только затем загружаются в систему.
2. Чтобы не пользоваться промежуточными документами, можно обмениваться через HTTP сервис. Этот вариант удобен при наличии интернета или сети вай-фай.

Подключение терминала к программе 1С происходит благодаря загрузке обработок обслуживания ТСД. Весь процесс нет смысла описывать в текущей статье. Но стоит упомянуть, что, открывая форму подключения и настройки торгового оборудования, важно ее не забыть закрыть перед началом сканирования. Иначе программа не сможет обработать поступающие цифры.

Прежде чем оклеить этикетками все объекты, их нужно сформировать и распечатать. Создание происходит в программе бухгалтерии в соответствующей вкладке. Первая цифра употребляется для внутреннего кодирования, а последняя обозначает контрольное число. Данные значения могут быть сформированы как для одного объекта, так и для целого списка.

Если справочник состоит из единственного элемента номенклатуры, создается один код. Если их несколько, то и штрих-код генерируется для каждого – здесь ничего сложного. Выбранные ОС помечаются флажком либо группируются.

Есть еще один вариант – групповой аудит без инвентарных номеров. В этой ситуации формируется один штрих код для всех элементов справочника.

Следующий этап после создания уникального кода – печать наклеек. Это также происходит в отдельной одноименной вкладке 1С системы. Здесь задаются параметры печати и заполняются строки, причем присутствует возможность установки определенных фильтров и объема копий. Помимо штрихкода этикетки содержат дополнительную уточняющую информацию: об инвентарном номере, наименовании основного средства или ТМЦ, месте нахождения на складе, ответственном лице и т.д. Некоторые компании умудряются уместить максимум показателей.

Подготовив девайсы для бесперебойного функционирования, персонал приступает к ревизии. К компьютеру подключается ТСД, вводится документ, заполняется шапка, поля таблицы, и далее в терминал выгружаются инвентарные объекты.

После окончания загрузки и сохранения, сотрудники начинают сбор сведений о фактическом наличии и объеме имеющихся ресурсов. Затем материал выгружается из ТСД в документ на компьютере или планшете. Предварительно работник включает используемое устройство и открывает таблицу, из которой сведения выгружались в терминал. В итоге происходит заполнение графы фактического учета. Здесь отображается как количество, так и общая стоимость учтенных средств.

Помимо ревизии при помощи устройства можно проводить приемку, отгрузку и перемещение товара. Перед тем как принять продукцию менеджер должен прислать задание кладовщику, а тот уже отсканировать сырье и материалы. Если какие-то из изделий не обозначены кодом, следует сначала распечатать для них наклейки. Некоторые модели терминалов позволяют сразу отправлять текст на печать.

Если поступившие продукты не соответствуют ожидаемым, аппарат извещает звуковым сигналом. Информация о приходе отражается на экране и в ПК. Причем терминал показывает, в каком объеме поступили материалы, все ли коробки полные. Если товаров не хватает или были привезены лишние, с помощью ТСД оформляется возврат или допоставка.

Отгружая продукцию, кладовики также могут пользоваться сканером. Отличие лишь в способе взаимодействия: выбирается обратный режим. То есть сотрудник собирает продукты, считывает коды и вносит в документ. Если рабочий сканирует не относящийся к отгрузке товар, аппарат издает сигнал по аналогии с приходом. Причем пока ошибка не будет устранена, продолжить процедуру будет невозможно.

Терминала также помогает в перемещении материалов по складу. Транспортировка со склада на склад осуществляется подобным образом. При этом в документах удаляется старое местоположения и вписывается новое.

Таким образом, оборудование облегчает труд, делая его в разы быстрее и надежнее,создавая порядок для последующей ревизии.

Результаты инвентаризации

По итогам проведенной описи могут возникнуть излишки, пересортица или недоимки. Если компания засвидетельствовала наличие большего количества продукции, чем указано в документах, то их приходуют по рыночной цене и относят на статью прочих доходов. Наличие излишков также невыгодно компании, как обнаружение недостач. Ведь это значит, что были заказаны лишние объекты, то есть произведены неоправданные траты. Либо сотрудники забыли положить в заказ оплаченные продукты, что также нехорошо, так как портит репутацию.

Недостачи списываются на финансовый результат, если находятся в пределах естественной убыли. В том случае, когда расхождение больше нормы, определяются причины и виновное лицо. Сотрудник пишет объяснительную. Когда вопрос возможно решить самостоятельно, сумма ущерба взыскивается с ответственного. А когда работник не признается в содеянном, то вопрос решается через суд.

Чтобы извлечь пользу из проводимого анализа, необходимо обратить внимание на сами причины расхождений. Если это воровство персонала, то вводится дополнительный контроль. К подобным мерам относится видеонаблюдение, чек-листы, ответственность за сохранность продукции, прописанные взыскания за нарушение порядка, соблюдение правил приемки и отгрузки заказов.

Такая инвентаризация сильно отличается от ручной, разберемся, чем именно.

Сравнение ручного и автоматизированного методов учета

Если сравнивать обычный способ подсчета и автоматизированный, то первый метод больше подходит для маленьких складов с небольшим количеством номенклатуры. Тем не менее из-за объема работы затрачиваются немалые усилия на подсчет всех единиц учета, используются силы нескольких сотрудников.

Из-за сильного влияния человеческого фактора высок риск получить необъективные сведения. Возможны как ошибки персонала, так и намеренные подтасовки. Все данные хранятся у материально-ответственного лица. Поэтому одна из сложностей, возникающих здесь, потеря важной информации при увольнении МОЛ.

Инвентаризация сканером в 1С отличается тем, что проводится на крупных складах с адресной системой хранения. Благодаря скорости получения данных и полной автоматизации исключаются простои. На результаты не оказывают влияние желания сотрудников, поэтому исключается фальсификация. Вероятность ошибок также мала.

Сложности в такой ревизии могут возникнуть только в том случае, если ценности давно не фиксировались в системе или регистрировались, но не при каждом перемещении по складу.

При проведении ручного подсчета все операции оформляются документально, на что уходит много времени. Работа склада вынуждена быть приостановлена, иначе очень трудно добиться успеха. Дополнительное время затрачивается на подведение итогов: сверку с учетными показателями.

Что касается аудита при помощи ТСД, здесь все проще. Сбор данных в разы быстрее, информация сразу заносится в 1С, где по окончании процедуры сразу же сопоставляется с теми, что отображены в базе данных. Соответственно итоги сразу же выводятся без лишних усилий. Такой учет идеален для крупных фирм, стремящихся сохранить лояльность клиентов, репутацию и объемы продаж.

Преимущества инвентаризации сканером

Подводя итог всему вышесказанному выделим основные преимущества автоматизированного метода учета ценностей:

• сокращение времени аудита в два раза,
• исключение человеческого фактора,
• сохранение рабочих процессов и товарооборота,
• небольшой срок окупаемости оборудования,
• достоверность и полнота данных.

Наша компания разработала модуль “Инвентаризация по штрих-коду”, позволяющий проводить учет современным способом, добиваясь отличных результатов с максимальным показателем достоверности и полноты информации. Инвентаризация с использованием сканеров значительно упрощает процесс приемки, отгрузки, сбора заказов, сам учет, наблюдение за ценами и пополнением ассортимента. Такие терминалы полезны как во время учета, так в каждодневной работе для оперативной проверки наличия тех или иных товаров.

Таким образом, автоматизация помогает более эффективно использовать время сотрудников, повышая личные показатели KPI. Проверка с использованием штрих-кодов значительно сокращает число совершаемых ошибок, а значит данные, отправляемые в налоговую будут наиболее достоверными. Конечно, дело не только в службах проверки, но и в снижении убытков самой компании за счет сокращения недостачи и пересортицы.