Инвентаризация склада: подготовка, проведение и оформление результатов.

21.08.2022

В работе склада важна точность, скорость и владение достоверной информацией. Иначе фирма может оказаться в невыгодном положении: продать товары, которых нет в наличии; отказать клиенту в том случае, когда на самом деле необходимые материалы присутствуют; потерять покупателей из-за долгого периода ожидания, затраченного на поиск необходимой продукции. В результате предприятие терпит неоправданные убытки. А ведь их можно было бы обратить на это внимание и избежать при своевременной и качественной ревизии. Инвентаризация склада – это трудоемкий, долгий и неоднозначный процесс. В ходе проверки могут возникнуть непредвиденные ситуации: подделка документов, нехватка времени, и как результат – простои. Для того чтобы ваши вложения в ревизию оправдали себя, для получения максимально достоверного и быстрого результата без остановки производства необходимо автоматизировать инвентаризацию и оформление результатов. Модуль “Инвентаризация по QR Коду”, безусловно, упростит ведение учета и составление документации, повысит скорость как минимум в два раза, максимально снизит возможную фальсификацию.

Подготовка к инвентаризации

Учет товаров на складе сильно зависит от характеристик помещений. Четко организованный процесс, наличие специального оборудования: тары, весов, измерительных приспособлений, – все это улучшает качество и точность аудита. Оснащение помещения должно включать в себя установку полок, исправную работу конвейеров, наличие тележек и т.п.

Цели ревизии:

понять, используется ли оборудование по назначению;
провести инвентаризацию материалов, инвентаря, товаров , выявив фактическое наличие активов;
проверить сохранность имущества и неучтенные ценности;
установить факты хищения в результате выявленных недостач, учесть излишки и пересортицу;
проверить работу бухгалтерии, переоценить товары по рыночной стоимости.

Ежегодно компаниям необходимо осуществлять инвентаризацию основных средств, ТМЦ, денежных средств, незавершенного производства, капитальных вложений, расчетов и т.д. Для каждого из перечисленных показателей существуют определенные сроки. Так, например, ОС учитывают раз в два-три года, сырье и материалы, готовую продукцию – не реже раза в год, денежные средства – раз в месяц, а расчеты по платежам – единожды в квартал.

В зависимости от характеристик складского помещения будет отличаться метод ревизии. На отдельных складах, являющихся обособленными подразделениями, аудит осуществляется независимо от других отделов компании. Одновременно во всех помещениях проводят учет в том случае, если они входят в состав одного подразделения.

Инвентаризация склада – длительный и трудоёмкий процесс. К нему необходимо правильно подготовиться, узнать технологию и правила, ограничения, подводные камни и возможные ошибки. Тогда процедура принесет пользу.

Порядок проведения инвентаризации на складе

Правила проведения ревизии указаны в ФЗ № 402 от 06.12.2011, Положении № 34н и Методических указаниях от 13.06.95 №49. Приказом Минфина РФ прописаны обязательные случаи для ее осуществления:

изменение руководящего состава, сдача имущества в аренду;
смена материально-ответственных лиц;
стихийные бедствия, наводнения, коснувшиеся организации;
подозрения на кражу или порчу имущества;
перед каждой годовой отчетностью.

Сверку материалов, инвентаря и товаров обязаны проводить все компании, ведущие бухучет. К таким организациям относится малый бизнес, юрлица, работающие по упрощенной налоговой системе, и те, кто не подходит под обязательные пункты ревизии.

Сроки учета зависят от специфики предприятия. Например, на продуктовом рекомендуется проверять товары раз в месяц во избежание путаницы и потерь. Каждый руководитель самостоятельно регулирует график необходимых проверок, тем более что их частота не ограничена законом. Даты ежегодного аудита определены необходимостью его окончания до сдачи годовой отчетности, и установлены в пределах с октября по декабрь.

Инвентаризация склада может быть разной, рассмотрим виды в зависимости от различных показателей.

По объему проверяемых товаров:

Частичная – подразумевает ревизию отдельных групп имущества, например, только основных средств, или материалов, или оборудования. Проводится по распоряжению руководителя.
Полная – учитывает все имущество, находящееся в собственности и сданное в аренду. Осуществляется перед составлением годовой отчетности.

По назначению:

Повторная – имеет целью проверку ранее сделанной инвентаризации при наличии сомнений.
Контрольная – создана для подтверждения качества работы комиссии и устранения выявленных изъянов.
Плановая – идет по графику.
Внеплановая – не вписывается в расписание, обоснована выявленными недостачами, излишками, либо вынужденными мерами, когда проведение аудита обязательно.

По методу:

Выборочная – нацелена на проверку конкретных МОЛ и ,как правило, имеет особую причину. Проводится между основными ревизиями в организациях с широким ассортиментом.
Сплошная – относится ко всем МОЛ и помещениям.

Инвентаризация оборудования и материалов на складе осуществляется в присутствии специального работника, ответственного за сохранность имущества. Он не включается в состав комиссии, но участвует в процессе. Помимо материально-ответственных лиц к работе могут привлекаться внешние эксперты: аудиторы, органы милиции, сотрудники налоговой службы, как правило, в случае хищений.

В состав комиссии обычно входит от трех человек для организаций малого размера, и от шести – для больших компаний. Результаты аудита могут признать недействительными, если число участников меньше, чем прописано в документах. Членами ревизионной команды могут быть руководители и заместители, главный бухгалтер, сотрудники охранной части.

Соблюдая все вышеперечисленные правила можно значительно повысить качество ревизии, избежав повторных проверок.

Правила проведения инвентаризации товаров на складе

Процедура учета товаров заключается в подсчитывании всех единиц проверяемых объектов, оформлении документально и сравнении с учетными данными. Пошаговая инструкция поможет руководителям минимизировать ошибки:

Назначение инвентаризационной комиссии.
Временное прекращение работы склада: приемки и отгрузки.
Подготовка документов. На данном этапе директор составляет и подписывает приказ, где указывает причину, сроки и группы ценностей, обязательных к учету. В этом же документе прописывается состав инвентаризационной комиссии, которая составляет описи, сличительные ведомости и, в случае необходимости, прописывает план инвентаризации товаров, инвентаря и материалов.
Подсчет имущества. Информация, в том числе наименование, количество, артикул, место хранения, обо всех объектах вносится в опись. Сотрудники могут взвешивать, измерять объекты, вскрывать некоторые упаковки. На данном этапе проверяется исправность оборудования, выявляются порчи и недостачи, проверяется срок годности. В итоге, документ подписывается комиссией.
Сравнение фактических и учетных данных. Подписанные описи передаются в бухгалтерию, где формируются результаты. Когда обнаруживается недостача или излишек, создаются сличительные ведомости, констатирующие факт расхождений. Здесь же составляются акты списания товаров, ТМЦ, отгруженных или находящихся в пути.
Подведение итогов. В ведомости учета результатов утверждаются итоги инвентаризации. На основании такого документа можно вносить корректировки в бухгалтерские программы и взыскивать сумму ущерба с виновных лиц в случае недостачи. Информация о ревизии должна быть зафиксирована в журнале учета.
Проведение контрольной комиссии. Цель данной проверки – обеспечить достоверность данных при возникновении сомнений.

Существуют категории товаров, про которые нельзя забывать во время ревизии:

товары в пути,
выданные без оплаты,
материалы, которые в данный момент используются иными предприятиями, к примеру, перерабатываются,
ресурсы, хранящиеся на чужой территории.

Во время инвентаризации товаров необходимо учесть вероятность поступления новой продукции и организовать прием в присутствии членов комиссии. Однако, переучет данных единиц будет проходить только по завершении процесса. То же самое касается отпуска товаров: под контролем комиссии и при согласии управляющего.

Каждый склад числится за определенным МОЛ. Если же в распоряжении сотрудника находится более одного склада, то они проверяются по очереди с опломбированием законченного помещения.

Основные документы, которые используют во время инвентаризации материалов и товаров на складе, – это сличительная ведомость, акты о списании и порче имущества. В бумагах отражаются излишки, недостачи, пересортица, факты порчи.

Излишки приходуют и относят на финансовые результаты компании. Недостачи в рамках естественной убыли – списывают за счет виновных лиц. Если же виновные оправдались или не нашлись, то списание происходит на финансовый результат. При возникновении пересортицы оформляется приказ о ее зачете, списании либо отнесении на виновных.

Если предприятию необходимо срочно провести инвентаризацию при возникновении каких-либо несоответствий с документами, то выбирается частичная инвентаризация без остановки работы склада. Она подразумевает:

Составление ведомости, где прописаны характеристики и места хранения товаров.
Ревизию ценностей по их адресам.
Сверку полученных сведений с учетными.

Во время инвентаризации товаров на складе особое внимание уделяется соблюдению сроков годности и условиям хранения, для чего проверяется качество продуктов, допускаются контрольные измерения и взвешивания.

Процесс учета ценностей, как и все организационные моменты, могут отнять огромное количество времени, сил у руководства и задействованных сотрудников. Прибегая к автоматизации процесса, директор сможет снизить это время вдвое.

Ошибки в проведении инвентаризации

Для проверяющих важное значение имеют правильность оформления документации, точность данных, соблюдение этапов ревизии. Ошибки, допущенные в ходе учета, могут привести к дополнительным проверкам и большим потерям времени.

Рассмотрим, в результате чего могут возникать искажения в документах:

усталость сотрудников, спешка, невнимательность;
использование только собственных сил, рукописное заполнение описей;
небольшая компетентность членов комиссии;
скрывание фактов воровства и порчи;
ручное подведение итогов.

Инвентаризация может быть признана недействительной, если присутствуют следующие недочеты:

нехватка хотя бы одного члена обязательной комиссии;
недостаток информации в приказе руководителя: не прописаны даты проведения ревизии, состав проверяющих, перечень ТМЦ;
единственный экземпляр описи.

В тех случаях, когда помещения не пломбируются после окончания проверки, либо некоторые графы бланков остаются пустыми, могут иметь место несанкционированные изменения результатов учета. Также отсутствие подписей материально-ответственных лиц, как и несвоевременная сдача документов в бухгалтерию может стать оправданием виновности МОЛ.

Когда организация проводит учет за счет собственных сил, может столкнуться с рядом последствий:

ухудшение работы некоторых отделов ввиду отвлечения от дел важных сотрудников;
повышение нагрузки на руководителей;
потеря времени и средств на обучение членов комиссии;
фальсификация в результате сговора.

Отсутствие достоверной информации негативно сказывается на работе кладовщиков и финансовых результатах компании. Владея не достаточно точной информацией сотрудник не может быстро найти требуемый товар, в результате чего тратит время на поиски и упускает клиентов. Неактуальная информация также мешает составлять прогнозы и планировать выручку. Излишки, неучтенные в системе, приведут фирму к дополнительным штрафам и пени. Когда компания не владеет достоверными данными, она не в состоянии полностью удовлетворить запросы покупателей – продажи падают.

Подобных ошибок можно избежать, если соблюдать правила проведения ревизии, заменить ручной способ учета на автоматический.

Как ускорить процесс инвентаризации

Процесс учёта может быть ручным либо автоматизированным. Первый способ предполагает использование бумажных носителей и сил персонала. Он считается достаточно бюджетным и оптимальным для тех ситуаций, когда активы реально пересчитать за ночь. Однако, может привести к большим потерям времени, которое лучше потратить на улучшение работы предприятия. Если процесс затянется, компания потеряет клиентов и понесет убытки.

Второй способ предполагает применение специального оборудования и программного обеспечения. Рассмотрим, что необходимо для внедрения новых технологий:

приложение для инвентаризации или ТСД,
принтер для печати наклеек со qr-кодом,
программное обеспечение.

ТСД представляет собой мини-устройство, оснащенное экраном и клавиатурой. Оно считывает код на объектах и заносит в систему. Принтер печатает этикетки, которыми оклеивается оборудование, материалы, инвентарь, товары – все, что подлежит учету. На наклейках присутствует уникальный qr-код, содержащий подробную информацию о характеристиках объекта, местоположении, сроках годности и т.д. На самой этикетке можно обозначить некоторые из параметров по желанию.

На стоимость проведения проверки могут повлиять несколько факторов: количество товара, организованность помещения: есть ли определенная структура или товары расположены хаотично; наличие qr-кода; качество проводимых ревизий и их регулярность. В некоторых случаях для определения стоимости на объект может выехать специалист и проверить все необходимые параметры самостоятельно.

Однако, для того чтобы затраты оправдали себя, идеально заранее позаботиться о некоторых нюансах: навести порядок в проверяемых помещениях; определить более подходящий способ маркировки: QR или штрих-код; продумать удобную систему складирования; обеспечить помещение оптимальным количеством работников.

Этапы осуществления автоматической инвентаризации товаров на складе:

Создание базы данных, включающей в себя абсолютно все единицы продукции.
Маркировка при помощи qr-кодов.
Сканирование каждой единицы учета, занесение данных в систему.
Сверка полученных сведений с базой данных.
Подведение итогов: автоматическое выявление излишков и недостач, сохранение результатов в системе.

Если ручную инвентаризацию нормально проводить на малых складах типа С и D, то в помещениях А и В применяется только автоматизированные системы подсчета имущества. Преимущество такого метода заключается в достоверности и полноте информации, отсутствии простоев и фальсификаций. К этому можно добавить также скорость учета, простоту заполнения документов, снижение количества расхождений по итогам.

Результаты автоматизации:

возможность быстро принимать решения и строить прогнозы,
рост продуктивности персонала,
сокращение времени, необходимого на обработку одной заявки клиента.

Наша компания предлагает оптимальное решение для проведения учета на складе “Инвентаризация по штрих-коду”. Данная система позволяет обеспечить полную достоверность данных, сэкономить силы и время руководителя.