Инвентаризация основных средств

Алгоритм выполнения инвентаризации основных средств (ОС) очень детально прописан в законодательстве. В данной статье будут рассмотрены следующие вопросы:

1. Как часто проводятся проверки ОС на наличие?
2. Каков перечень ее основных элементов?
3. Что входит в список оформляемых документов?
4. Какие проводки требуется выполнить по итогам проверки?

Общий алгоритм действий включает планирование, подготовку сличительной ведомости, проверку фактического наличия, регистрация результатов и отражение результатов в учете. Мы предлагаем на всех этапах учета имущества использовать программы для проведения инвентаризации.

Зачем нужна инвентаризация основных средств?

1. Контроль за активами: Инвентаризация позволяет проверить, соответствует ли фактическое наличие основных средств данным бухгалтерского учета. Это важно для предотвращения хищений и недостачи.
2. Оценка состояния: С помощью инвентаризации можно оценить состояние оборудования, зданий и других основных средств, что позволяет планировать их обслуживание и своевременный ремонт.
3. Обновление данных: Процесс инвентаризации помогает в актуализации бухгалтерских записей, особенно если за период, прошедший с предыдущей инвентаризации, произошли изменения (приобретение новых активов, выбытие старых и так далее).
4. Финансовая отчетность: Точные данные об основных средствах необходимы для составления правильной финансовой отчетности и оценки материального положения компании.
5. Анализ эффективности использования: Инвентаризация позволяет анализировать эффективность использования имеющихся активов и принимать решения о целесообразности их дальнейшей эксплуатации или необходимости замены.

Понятие инвентаризации основных средств

Ревизионная процедура, служащая для проверки сохранности собственности предприятия, называется инвентаризацией. Ее содержание выражается в сравнении реальных активов с информацией из бухгалтерского учета. Проверяется фактическое наличие объектов имущества.

Последовательность выполнения инвентаризации регулируется рядом правительственных указов:

• распоряжение Минфина за No49 от 13.06.1995 года о методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых договоренностей;
• распоряжение Минфина за номером 34н от 29.07. 1998 года о правилах ведения бухучета в России;
• федеральный закон «О бухгалтерском учете» за No402 от 6.12.2011 года.

Необходимо вести проверку не только личного, но и хранимого или арендованного имущества. Процедура проходит в месте размещения собственности под контролем сотрудника, несущего материальную ответственность, либо главы коллектива, когда ведется проверка коллективной собственности.

Длительность выполнения инвентаризации основных средств

Проверка ОС проходит по алгоритму, заданному приказом об учетной политике организации. Вдобавок проверки допускаются в ситуациях, когда они выступают обязательной процедурой по положениям пунктов 26 и 27 распоряжения Минфина за номером 34н:

• в момент продажи ОС;
• в момент их сдачи во временное владение;
• во время покупки гос или муниципальной организации;
• при передаче материальной ответственности;
• в момент обнаружения фактов воровства;
• после пожара или буйства стихии;
• при перестройке фирмы;
• в преддверии формирования годового бухгалтерского отчета (не менее 1 раза в трехлетку, библиотечных фондов не реже 1 раза в пятилетку).

Иногда инвентаризация основных средств может носить незапланированный характер по распоряжению главы компании, например, для пресечения попыток воровства. С точки зрения масштабности, она бывает сплошного и выборочного типа. По способу реализации проверки бывают:

1. Физический контроль. Они заключаются в непосредственном контроле наличия учитываемых объектов.

2. Документальная проверка. Проверяется наличие по учетным регистрам компании.

Формы для документальной фиксации итогов инвентаризации ОС могут быть унифицированными или спроектированными лично фирмой с закреплением в приказном порядке.

Любой документ компонуется в двух копиях. Одна отправляется в бухгалтерию, другая передается материально ответственному сотруднику.

Ревизия ОС фирмы исполняется не мене раза в трехлетку, а инвентаризация библиотечных фондов не менее раза в пятилетку.

Даты осуществления инвентаризации устанавливаются фирмой лично. Обычно она выполняется в преддверии годовой отчетности. При всем том существую ситуации, когда компания обязана провести срочную инвентаризацию. Их перечень закреплен на законодательном уровне:

• сдача имущества во временное пользование;
• переустройство предприятия;
• ликвидация;
• продажа собственности;
• передача материальной ответственности другому лицу или смена руководителя организации. Кроме того проверка может быть проведена по запросу рабочих, или при убытии более 50% членов коллектива для лиц, участвующих в договоре коллективной ответственности;
• выявление случаев воровства или порчи;
• в преддверии составления годовой отчетности;
• ЧП.

Этапы проведения инвентаризации основных средств

Регламент проверки определяет глава предприятия в приказе, руководствуясь актуальными законами.

В приказе о начале проведения отмечается:

1. Место выполнения проверки,
2. Сроки проведения инвентаризации и подведения результатов,
3. Председатель и состав комиссии,
4. Масштаб охвата инвентаризационного имущества,
5. Причина проведения проверки,
6. Дата сдачи документации в бухгалтерию и отражения результатов.

В команду участников, направленную для инвентаризации основных средств, обычно входит представитель бухгалтерского отдела, сотрудник, несущий материальную ответственность за инспектируемый объект, рабочие, представители руководства и прочие лица.

Приказ фиксируется в учетном журнале по инвентаризации ИНВ-23, принятый постановлением 88. Далее он вручается главе инспекционной команды.

Накануне проверки требуется убедиться в существовании:

• технических паспортов;
• инвентарных карточек учета ОС и других учетных реестров с проверкой точности отображенных в них сведений;
• бумаг сдачи ОС в наем или документов о взятии имущества во временное пользование.

При надобности учетные бумаги можно подвергнуть коррекции или дополнить.

Инвентаризация основных средств обычно проходит в три шага:

1. В фирме создается инспекционная комиссия. Ее контингент утверждается в приказе о начале проверки по форме ИНВ-22 главой компании. В команду проверяющих рекомендуется включать представителей бухгалтерии, экспертов по основным средствам, людей из администрации предприятия. Процедура проверки считается выполненной только при присутствии всех членов комиссии. Отсутствие любого представителя комиссии недопустимо. Кроме списка лиц из инспекционной команды в ИНВ-22 отмечаются сроки проведения инвентаризационной процедуры, перечень проверяемого имущества, причины ревизии.

Любые проверки в организации фиксируются в журнале по образцу ИНВ-23. До старта инвентаризации всем членам инспекционной команды выдаются действующие документы по основным средствам фирмы.

Кроме бухгалтерской документации во время ревизии проверяются:

• сведения, подтверждающие право собственности организации на недвижимость;
• технические паспорта и прочая техдокументация;
• регистры аналитического учета;
• присутствие бумаг, подтверждающих право собственности организации на природные объекты.

2. Ревизоры по ходу проверки осматривают объекта учета, вносят в опись по форме ИНВ-1 ее наименование, функции, инвентарные номера, главные характеристики предмета.

Обследование техники сопровождается занесением в опись ее заводского номера по техническому паспорту, даты производства, выполняемых задач, технических характеристик.

Похожее имущество, появившиеся в компании синхронно, зафиксированное в инвентарных карточках группового учета, в инвентаризационном листе указывается по названиям с прописыванием числа предметов.

Имущество, отсутствующее в организации во время проверки (кроме объектов, сданных в наем), например самолет или корабль в рейсе, инспектируется заблаговременно.

3. Устанавливаются несоответствия между реальными (ИНВ-1) и учетными (данные бухгалтерского учета) показателями. Все расхождения вносятся акт и в ведомость по образцу ИНВ-18.

Акт оформляется в 2-х экземплярах. Один вариант отправляется в бухгалтерию, другой вручается материально ответственному сотруднику. Одновременно комиссия требует с этого лица письменное обоснование появления несоответствий.

Программное обеспечение для инвентаризации

Современные системы учета и инвентаризации основных средств активно интегрируют возможности автоматизации, что делает процесс более эффективным. Рассмотрим основные технологии, используемые в инвентаризации основных средств.

QR-коды

QR-коды (Quick Response) – это двумерные коды, которые могут хранить значительное количество данных, включая информацию о товаре, его местонахождении и состоянии. С помощью смартфонов или специальных сканеров работники могут быстро получать доступ к данным, связанным с активами, просто отсканировав код. Преимущества применения QR-кодов:

Быстрая идентификация: Минимизация времени на поиск и учет активов.

Удобство использования: Доступность инструментов (мобильные устройства) для простых пользователей.

Низкие затраты: Доступность и дешевизна печати QR-кодов.

Штрих-коды

Штрих-коды – это еще одна популярная технология для инвентаризации. Они также позволяют быстро считывать данные с помощью различных сканеров. Штрих-коды чаще всего используются для учета складских запасов и определения местонахождения оборудования.

Простота внедрения: Штрих-коды легко интегрируются в существующие учетные системы.

Ошибки: Считывание штрих-кодов минимизирует вероятность ошибок ручного ввода данных.

Совместимость: Штрих-коды широко применяются в различных отраслях, что обеспечивает совместимость с множеством систем.

RFID

Технология RFID (Radio-Frequency Identification) использует радиочастотные метки для автоматической идентификации активов. RFID-метки могут быть считываемы на расстоянии без необходимости прямого контакта со сканером, что делает этот подход особенно эффективным для инвентаризации больших объемов объектов.

Скорость: Позволяет считывать информацию одновременно с нескольких объектов, что значительно ускоряет процесс инвентаризации.

Автоматизация: Находит применение в системах автоматизированного складирования и учета оборудования.

Долговечность: RFID-метки устойчивы к физическому износу и воздействию окружающей среды.

Порядок действий при недостаче

Обнаруженные несоответствия могут выражаться как в недостаче, так и в излишках ОС и регистируются они в Акте. Если есть излишки, то компании необходимо оприходовать выявленные объекты, а недостачу – списать, либо компенсировать за счет ответственных лиц.

После установления материально-ответственных лиц и составления описи поврежденных / утерянных ОС инвентаризационной комиссии необходимо установить причины, по которым произошла недостача.

Рассмотрим по каким причинам может происходить недостача:

• естественная убыль, 
• неточность во время проведения складского учета, 
• хищения, 
• производственные издержки, 
• некомпетентность либо ненахождение материально-ответственных лиц.

В соответствии с каждой из причин принимаются те или иные меры. 

Если сумма недостачи не превышает норму естественной убыли, в таком случае ее можно списать на производственные расходы либо затраты на продажу. Однако, если на какие-либо ОС не распространяются вышеуказанные нормы, тогда недостача будет проводиться как сверхнормативная. 

Все недостачи должны отражаться в первичной документации. Балансовую стоимость ОС, поврежденных или недостающих списывают на 94 счет.

Если документация была проведена правильно, не было совершено никаких ошибок в расчетах, тогда наступает ответственность лица, материально отвечающего за данные ОС. Для того чтобы определить сумму списания необходимо знать закупочную стоимость объекта. Работодатель составляет приказ о взыскании, либо решение о взыскании принимается судом. Возмещенная стоимость ОС отражается как прочий доход, остаточная их стоимость – как прочий расход.  

Бывают случаи, когда материально-ответственное лицо может быть невиновно либо оправдано судом, тогда остаточная стоимость ОС списывается на финансовый результат компании либо на расчеты с прочими дебиторами.

Списание недостачи производит на тот период, когда была выполнена инвентаризация. 

Таким образом, порядок проведения учета недостачи следующий:

1. Обнаружение недостачи ОС
2. Установление причины недостачи
3. Отнесение стоимости необходимых ОС на виновных лиц
4. Удержание суммы закупочной стоимости ОС из заработной платы виновного 
5. Списание недостачи на финансовый результат, когда виновное лицо не выявлено либо оправдано. 

Оформление результатов инвентаризационной деятельности

Отдельная опись создается для объектов сданных в наем или отправленных на хранение. В ней прописываются документы, подтверждающие взятие на себя обязательств арендатором или складской организацией.

Сданные во временное пользование или на хранение ОС, не задействованные в хозяйственной деятельности предприятия или не подлежащие восстановлению, заносятся в отдельную опись. Представители комиссии фиксируют время начала использования данного имущества и причины, не позволяющие эксплуатировать данные объекты сегодня.

Собственность, ремонтируемая в момент проведения инвентаризации, заносится в ведомость по образцу ИНВ-10 с отражением суммы издержек, понесенных предприятием на восстановление данного имущества.

Когда по ходу ремонта ОС меняются, выполняемые ими функции, в опись обязательно заносится обновленная информация. Вдобавок, если после восстановительных работ меняется балансовая цена имущества, не отраженная в бухгалтерии, то данный факт также прописывается в инвентаризационной документации.

При выявлении членами комиссии погрешностей в характеристиках имущества, инспекторы обязаны в ИНВ-1 вписать правильные данные.

В период проверки наличия основных средств, выявленные во время ее проведения неучтенные объекты, по п. 20 ст. 250 Российского Налогового Кодекса приравниваются к доходам, не связанным с основной работой фирмы. Далее на них начисляется амортизация с учетом рыночной цены и реального износа, установленных проверяющей комиссией. Стоимость объекта вычисляется путем проведения экспертизы или из прилагающихся к нему документов.

Использование модуля “Инвентаризация по штрих-кодам” позволяет распечатать инвентарные номера основных средств на этикетки, разместить их на объектах учета и использовать терминал сбора данных для проведения инвентаризации.